Договор ГПХ в 1С:ЗУП: как завести и начислить выплату

Фотограф отснял партию, сборщик отработал две недели пиковых отгрузок, курьер развёз возвраты. Договоры подписаны, платить пора — и выясняется, что в 1С для этого есть отдельный журнал, отдельный документ и галочка, без которой журнала не видно. Разбираем по экрану: где что лежит в «1С:Зарплате и управлении персоналом» редакции 3.1, какие поля решают и что программа посчитает за вас.

Правовую часть — виды договора, что в нём писать, чем он отличается от трудового — держит «Договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить». Здесь только программа.

Где заводить договор: ЗУП, «Бухгалтерия» или УНФ

Первая развилка встаёт до первого документа. Какая-то конфигурация 1С у продавца обычно уже стоит, и вопрос в том, стоит ли ради двух договоров в год ставить ещё одну программу.

Порог простой: один-два разовых исполнителя в год живут в «Бухгалтерии», регулярная работа с привлечёнными людьми — повод ставить ЗУП. Если склад и заказы у вас тоже в 1С, эти ветки разобраны отдельно: «1С:УНФ для маркетплейсов: настройка и учёт».

Галочка, без которой журнала договоров нет

Свежая база ЗУП договоры ГПХ не показывает вовсе — здесь и застревают. Откройте «Настройка → Расчёт зарплаты» и поставьте флаг «Регистрируются выплаты по договорам гражданско-правового характера». В разделе «Зарплата» появится журнал «Договоры (в т. ч. авторские)».

Там же задаётся «Начисления по договорам учитываются в бухгалтерском учёте как». Вариантов три:

• Расчёты с контрагентами — при синхронизации проводка уйдёт в кредит счёта 76.
• Расчёты по оплате труда — в кредит счёта 70, как у штатных.
• Выбирается в документе — значение по умолчанию, счёт задаётся в каждом договоре полем «Учитывать как».

Документ «Договор (работы, услуги)»: поля, которые решают

Договор заводится через «Зарплата → Договоры (в т. ч. авторские) → Договор (работы, услуги)» либо из карточки человека: «Оформить документ → Договоры (ГПХ)». Исполнитель при этом должен лежать в справочнике «Кадры → Сотрудники» — да, даже если он у вас не работал и не будет. Новый элемент под каждый следующий договор не нужен: все договоры человека видны в его карточке по ссылке «Договоры ГПХ».

Поля, из-за которых потом переделывают:

• Дата начала и дата окончания — период действия. Договор с неизвестной датой окончания программа примет, но сведения об окончании вы подадите отдельно.
• Наименование документа и код по ОКЗ — эти два реквизита уходят в подраздел 1.1 ЕФС-1. С пустым кодом отчёт не пройдёт.
• Подлежит страхованию от несчастных случаев — флаг ставится, только если такая обязанность прямо записана в договоре с исполнителем.
• Сумма вычета — профессиональный вычет по документально подтверждённым расходам исполнителя. Он уменьшает базу НДФЛ, но не базу взносов.
• Счёт, субконто и подразделение — куда ляжет затрата. Пустое поле означает «как у этого человека по трудовому договору», а у чистого договорника — как задано для подразделения.

Флаг «Отразить трудовую деятельность» программа ставит сама, и он не косметический: именно он поднимает договор в отчёт для Социального фонда.

Две оговорки из той же статьи, о которых вспоминают редко. Нашли ошибку сами и подали уточнённые сведения раньше, чем её увидел фонд, — санкции не применяются вовсе. А если требование уже пришло, оплата в первые десять календарных дней с его получения уменьшает сумму вдвое.

Показать на разборе, как выглядит учёт привлечённых людей, когда сборка и приёмка идут в одной системе — на вашем ассортименте: кто из привлечённых что видит в складском контуре и где всплывает забытый договор.

Три способа оплаты и чем они отличаются

Способ оплаты выбирается на закладке «Условия договора» и определяет, каким документом и в каком месяце появится начисление.

Ни договор, ни акт сами по себе ничего не начисляют. Первый фиксирует условия, второй — сумму по факту, а деньги появляются только в документе начисления. Акт удобнее создавать на основании договора: тогда поля заполнятся сами и привязка не потеряется. Что должно быть в бумажном акте, прежде чем он попадёт в программу, разобрано в «Акт выполненных работ: зачем нужен и как составить».

Как начислить: два документа и почему взносы считаются не там

• «Начисление зарплаты и взносов» — если исполнитель получает деньги в общий зарплатный день. Суммы лежат на отдельной закладке «Договоры».
• «Начисление по договорам (в т. ч. авторским)» — если платите в межрасчётный период. Кнопка «Заполнить» подберёт все акты и авансовые платежи месяца.

Особенность, на которой спотыкаются: в межрасчётном документе считается НДФЛ, а страховые взносы — нет. Взносы по ГПХ программа начисляет только при окончательном расчёте месяца. Повторно то, что уже начислено внутри месяца, она не тронет.

Дальше ведомость, и от поля «Выплачивать» зависит, какие суммы подтянутся: «Начисления по договорам» — для межрасчётной выплаты, «Вознаграждение сотрудникам по договорам ГПХ» — только договорные суммы, «Зарплата за месяц» — вся задолженность разом. Если человек работает у вас и в штате, и по договору, а платить вы хотите двумя ведомостями, заведите на него второй элемент справочника «Сотрудники».

Что программа посчитает сама, а что вы задаёте руками

Часто встречается утверждение, что программа удержит 13 % и начислит 30 % взносов. Половина фразы устарела: с 2025 года НДФЛ резидента считается по пятиступенчатой шкале, и вознаграждение по ГПХ входит в ту же основную базу, что и зарплата. У продавца, который платит фотографу разово, ставка и правда останется 13 %, а у того, кто ведёт через ГПХ несколько человек с крупными суммами, — уже нет. Ставка взносов 30 % действует до предельной базы, сверх неё — 15,1 %.

Взносы на травматизм — единственный вид, который по ГПХ не начисляется по умолчанию: они появляются, только если обязанность платить их записана в договоре. Как считается выплата «на руки», разобрано в «Налоги и взносы по договору ГПХ: что платит заказчик». А исполнителя со статусом предпринимателя в ЗУП заводить не нужно вовсе: он платит за себя, и это расчёты с контрагентом в бухгалтерской базе — почему это само по себе не защищает заказчика, разобрано в «Договор ГПХ с ИП: чем отличается и какие риски у заказчика».

Плюсы и минусы ведения ГПХ в ЗУП

• Один журнал вместо таблицы — все договоры, сроки и суммы в одном месте, но за это вы платите отдельной программой и её обновлениями.
• Отчётность собирается сама — ЕФС-1 и 6-НДФЛ подтягивают договоры автоматически, но только если «Наименование документа» и код по ОКЗ заполнены при заведении.
• Три готовых схемы оплаты — под разовую съёмку, постоянного менеджера и сдельщика, но выбранный способ задаёт весь порядок документов, и менять его на ходу означает исправлять договор.
• Печатные формы договора и акта — подписывать есть что, но шаблон типовой, и специфику ваших карточек и отгрузок придётся дописывать руками.
• Исправление и сторнирование — ошибку можно откатить без удаления документов, но в обратном порядке: сначала акты, потом договор.

Кому это подходит, а кому не стоит

Подходит, если привлечённые люди появляются регулярно: сезонные сборщики на пики, фотограф на каждую новую партию, менеджер карточек на постоянной основе. И если штат уже есть, а бухгалтер работает в ЗУП — договорники встанут в ту же базу и ту же отчётность.

Не стоит, если исполнитель один и платите вы раз в квартал: отдельная программа обойдётся дороже ручного начисления в «Бухгалтерии». Не стоит и если все расчёты идут через самозанятых с чеками — там другой договор и другой пакет документов, они разобраны в «Договор с самозанятым: обязательные условия и чек вместо акта».

Операционные признаки, по которым видно, что учёт привлечённых людей перестал помещаться в голову: некому собирать заказы в выходные и человека ищут под каждый пик; договоры и акты лежат в почте, а сроки — в календаре телефона; кто из привлечённых что видит на складе, решается на словах. Здесь проблема уже не в программе расчёта.

Частые ошибки

Каждая из этих ошибок — час-полтора разбирательств, а две последние ещё и деньги. Посмотреть, из чего складывается работа продавца в SelSup — от карточек и остатков до сборки и документов, чтобы понять, где привлечённые люди встают в общий контур.

Календарь: что менялось в правилах и в программе

Инструкция по интерфейсу устаревает молча: экран тот же, а поле уже означает другое. Вот опорные даты, по которым проверяется, актуален ли материал.

• 01.01.2023 Исполнители по ГПХ стали застрахованными по социальному страхованию — закон 237-ФЗ от 14.07.2022. С этой же даты сведения о заключении и прекращении договора подаются в подразделе 1.1 ЕФС-1.
• 01.01.2025 НДФЛ резидента считается по пятиступенчатой шкале, и вознаграждение по ГПХ попадает в основную налоговую базу вместе с зарплатой.
• 30.12.2025 Вступила в силу обновлённая форма ЕФС-1 и порядок её заполнения — приказ СФР от 17.11.2025 № 1462, форматы — приказ № 1463. Материалы со ссылкой на приказ 2023 года описывают прошлую форму.
• 01.01.2026 Единая предельная база по взносам — 2 979 000 ₽, постановление Правительства от 31.10.2025 № 1705. В ЗУП она приехала релизом 3.1.36.19 от 28 ноября 2025 года.
• Сентябрь 2026 Актуальная линейка — 3.1.38: версии 3.1.38.69 и 3.1.38.92 вышли 22 августа и 4 сентября. Кто остался на прошлой ветке, тому 24 августа выпущена 3.1.34.332.

База младше 3.1.36 новую предельную базу взносов не знает и посчитает 2026 год по прошлым цифрам. Это самая дорогая из тихих ошибок: расхождение вылезет при сверке с налоговой, а не в момент начисления.

Стоит ли вести договоры ГПХ в 1С:ЗУП

Продавцу со штатом и постоянным потоком привлечённых людей — да, без оговорок. Договорники встают в ту же базу, что и зарплата, а риск забыть про ЕФС-1 закрывается механикой программы, а не памятью бухгалтера.

Продавцу с одним-двумя разовыми исполнителями — скорее да, но частично. Ставить ЗУП ради двух договоров смысла мало: заведите расчёты в бухгалтерской базе, а сведения в фонд подайте через сервис отчётности. Возвращайтесь к вопросу, когда привлечённых станет больше трёх.

Продавцу, который работает только с самозанятыми и предпринимателями, — нет. Ни те ни другие в зарплатный контур не попадают: это расчёты с контрагентами, чек или акт, и никаких начислений по ГПХ.

Что почитать дальше

• «Отчётность по договору ГПХ: ЕФС-1, сроки и коды» — что и когда сдавать по исполнителю и какие ошибки заворачивает фонд.
• «Договор ГПХ с физическим лицом: образец и обязательные условия» — что написать в договоре, прежде чем нести его в 1С.
• «КЭДО в 1С: подключение сервиса и синхронизация с кадровым учётом» — как подписывать кадровые документы электронно, если людей много и они в разных городах.
• «МЧД в 1С: создание, выгрузка в реестр и подписание документов» — доверенность на того, кто подписывает и сдаёт отчётность за вас.

Частые вопросы

Нужно ли заводить исполнителя в справочник «Сотрудники», если он у нас не работает?

Да. В ЗУП договор ГПХ оформляется на элемент справочника «Сотрудники», другого места для физлица в программе нет. Создавать новый элемент под каждый следующий договор при этом не нужно: несколько договоров на одного человека видны в его карточке по ссылке «Договоры ГПХ».

Почему в документе «Начисление по договорам» нет страховых взносов?

Так задумано. Межрасчётный документ считает вознаграждение и НДФЛ, чтобы выплатить деньги не дожидаясь конца месяца. Взносы по ГПХ программа начисляет при окончательном расчёте, в «Начислении зарплаты и взносов».

Как продлить договор, который заканчивается на следующей неделе?

Через документ-исправление: откройте исходный «Договор (работы, услуги)», нажмите «Исправить» и поменяйте дату окончания. Программа сохранит оба варианта, а при формировании сведений для фонда сама отменит ранее переданное мероприятие и сформирует новое.

На какой счёт попадёт вознаграждение — 70 или 76?

На тот, который выбран в настройках расчёта зарплаты или в самом договоре в поле «Учитывать как». «Расчёты с контрагентами» дают кредит счёта 76, «расчёты по оплате труда» — кредит счёта 70. Дебетовый счёт затрат берётся из поля «Счёт, субконто» или из настроек подразделения.

Договор ГПХ можно подписать электронно, как накладные по ЭДО?

Нет, это разные контуры и разные подписи: обмен с контрагентами и подписание документов с физлицом живут по разным правилам. Настройка обмена разобрана в «ЭДО в 1С: подключение сервиса, настройка обмена и первые документы».

Можно ли не вести всё это руками?

Расчёт вознаграждения, НДФЛ и взносов руками вести и не надо — для этого и стоит ЗУП. Руками обычно остаётся другое: кто из привлечённых за что отвечает на складе, какие заказы он собрал, что он видит в карточках и остатках. Разобрать на встрече, как развести права сборщика, менеджера карточек и владельца — покажем на вашем кабинете, что видит наёмный человек и какие цифры от него закрыты.