Отчётность по договору ГПХ: ЕФС-1, сроки и коды

Продавец берёт курьера на пиковую неделю, фотографа на предметную съёмку, сборщика на склад — почти всегда по договору ГПХ. Документ подписан, деньги обещаны, а отчитаться нужно уже на следующий рабочий день после подписи, не дожидаясь ни акта, ни выплаты. Ниже весь календарь заказчика: какая форма когда уходит, какие коды ставить в подразделе 1.1 ЕФС-1 и во что обходится каждый пропущенный срок. Сверено с законом № 27-ФЗ о персонифицированном учёте, Налоговым кодексом и приказом СФР от 17 ноября 2025 года № 1462 на 21 сентября 2026 года.

Вы отчитываетесь как заказчик или как работодатель

Это надо развести первым делом: формы называются одинаково, а правила разные. Взяли человека в штат по трудовому договору — вам нужен другой разбор, ЕФС-1: подразделы, сроки и коды при приёме сотрудника. Здесь речь только про заказчика, который платит исполнителю по гражданско-правовому договору.

Дороже всего разница обходится в санкциях. Часть 3 статьи 17 закона № 27-ФЗ назначает 500 ₽ за каждое застрахованное лицо за опоздание со сведениями из пункта 2 статьи 11 — и тут же выводит из-под санкции подпункт 4, то есть сведения о трудовой деятельности штатного работника. Даты договора ГПХ лежат в подпунктах 5 и 5.1, и для них исключения нет. Выходит наоборот тому, чего ждут: за просроченный отчёт по подрядчику фонд берёт деньги, а за такой же по принятому в штат кладовщику — нет.

Календарь заказчика: пять форм и пять разных сроков

По одному исполнителю заказчик отчитывается в два адреса: часть форм идёт в Социальный фонд, часть — в налоговую.

Налоговые сроки — пункт 7 статьи 431 и пункт 2 статьи 230 НК, суточный срок по подразделу 1.1 — пункт 6 статьи 11 закона № 27-ФЗ; те же даты фонд перечисляет в своей базе знаний для страхователей. Ритм видно сразу: четыре формы из пяти привязаны к 25-му числу, и только подраздел 1.1 живёт по суткам. Он и слетает чаще всего, потому что не попадает ни в один месячный чек-лист.

Подраздел 1.1: сутки от подписи, а не от выплаты

Пункт 6 статьи 11 сформулирован без вариантов: сведения представляются не позднее рабочего дня, следующего за днём заключения договора с застрахованным лицом, а при прекращении — не позднее рабочего дня, следующего за днём прекращения. Подписали с фотографом в пятницу — крайний срок понедельник; подписали перед длинными выходными — первый рабочий день после них.

Форму и порядок заполнения задаёт приказ СФР от 17 ноября 2025 года № 1462: зарегистрирован в Минюсте 18 декабря 2025 года под номером 84665, действует с 30 декабря 2025 года, форматы отправки — отдельным приказом № 1463. Инструкции, написанные под приказ 2023 года, описывают уже прошлый бланк.

Как заполняются графы, если исполнитель — обычное физлицо:

• Графа 2 — дата начала или окончания договора и даты периодов выполнения работ.
• Графа 3 — мероприятие заглавными буквами: «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».
• Графа 5 — трудовая функция и подразделение, по ГПХ не заполняется вовсе.
• Графа 6 — код занятия по ОКЗ плюс буквенный код вида договора.
• Блок «Основание» — документ, его номер и дата заключения либо прекращения договора.

Буквенных кодов семь, и два из них новые:

Последние два появились не случайно. Законом № 29-ФЗ от 20 февраля 2026 года в пункт 2 статьи 11 добавлен подпункт 5.1 — сведения о наличии в договоре условия об уплате взносов на травматизм, срок для него тот же суточный. Практический вывод: строчка про травматизм в договоре теперь меняет код в отчёте, и тот, кто заполняет форму, обязан прочитать сам договор, а не скопировать код с прошлого раза.

Сколько людей приходится звать на пик — прямое следствие того, сколько операций делается руками. Очередь сборки с таймером по каждому заданию, печать этикеток и вывод кодов «Честного ЗНАКа» из одного окна в SelSup часть этой работы убирают, и на ту же волну заказов подрядчиков нужно меньше: меньше договоров, меньше суточных сроков. Посмотреть сборку и склад на своём ассортименте можно на разборе с методистом.

На кого ЕФС-1 не подают вовсе

Отчёт идёт только по тем, на чьё вознаграждение заказчик сам начисляет страховые взносы. Фонд и предпринимателя называет страхователем только в части договоров, «на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы». Отсюда три ситуации:

• Исполнитель — обычное физлицо. Взносы начисляет заказчик, подраздел 1.1 обязателен на входе и на выходе.
• Исполнитель — ИП. Платит за себя сам, ЕФС-1 не подаётся. Риски такой схемы — в разборе договора ГПХ с ИП.
• Исполнитель — самозанятый. При наличии чека взносов у заказчика нет, отчёта тоже. Что писать в таком договоре — в статье про договор с самозанятым и чек вместо акта.

По видам договоров фонд считает отчётными не только работы и услуги: сюда же авторский заказ, отчуждение исключительного права на результаты из подпунктов 1–12 пункта 1 статьи 1225 ГК, издательский лицензионный и лицензионный договор. Аренда или заём у физлица сюда не попадают — там нет выполнения работ и нет базы по взносам.

Главная ошибка: отсчёт от выплаты вместо подписи

Она встречается чаще всех остальных и выглядит логично изнутри бухгалтерии: деньги ушли — событие случилось — отчитываемся. По подразделу 1.1 это неверно. Событий ровно два, и оба про договор, а не про деньги: заключение и прекращение. Три частных случая, которые стоит проверить у себя:

• Подписали в марте, заплатили в мае. Отчёт о начале был должен уйти в марте, майская подача — просрочка на два месяца, и она видна фонду по датам внутри самой формы.
• Приняли работы актом, деньги перевели через неделю. Сутки на «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ» идут от прекращения договора, а не от платёжки.
• Договор заключили, а работы не начались. Фонд разрешает расторгнуть его и подать окончание, указав основанием документ о расторжении. Забыть нельзя: отчёт о начале уже ушёл.

Две детали из разъяснений фонда снимают лишнюю работу. Если договор заключён на год и в нём несколько периодов работ, даты всех периодов можно подать сразу вместе со сведениями о начале. А если договор заключён ещё в 2022 году и продолжает действовать, в подразделе 1.1 указывается только дата окончания: ЕФС-1 применяется к периодам с 1 января 2023 года.

Подраздел 1.2 и раздел 2: что из этого про ГПХ

Подраздел 1.2 про страховой стаж на обычного исполнителя не сдаётся. Пункт 3 статьи 11 даёт закрытый перечень: работа с правом на досрочную пенсию, сельское хозяйство, госдолжности, навигация и вахта, простой и отстранение, отпуск по уходу за ребёнком и без сохранения заработка, приостановление трудового договора и ещё несколько случаев. Курьер или фотограф по разовому договору не попадает ни в один. Исключение одно — работы в районах Крайнего Севера и приравненных местностях: они дают право на досрочную пенсию, тогда подраздел 1.2 нужен, а в графе 4 подраздела 1.1 ставится «РКС» или «МКС». Срок — по окончании года, не позднее 25-го числа следующего месяца.

Раздел 2 про взносы на травматизм — форма не годовая, а квартальная. Фонд ждёт его по окончании квартала, полугодия, девяти месяцев и года, каждый раз не позднее 25-го числа следующего месяца. Вознаграждение исполнителя попадает туда только тогда, когда обязанность платить взносы на травматизм записана прямо в договоре. Нет такой строки — нет и базы, и код в графе 6 остаётся обычным «ДГПХ».

У административного штрафа есть оговорка, которую в пересказах теряют. Примечание к статье 15.33.2 КоАП выводит из-под неё граждан, ведущих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Продавец-ИП, который сам подписывает договоры с курьерами, этот штраф не получает: у него остаётся только финансовая санкция фонда. У ООО должностное лицо отвечает отдельно от компании.

Опоздали — ещё не проиграли: четыре законных выхода

Этого почти нигде не пишут, а экономит оно больше, чем аккуратность задним числом. Три нормы из четырёх работают уже после того, как срок сорван.

1. Нашли ошибку сами — санкции нет вообще. Часть 26 статьи 17: подали уточнённые сведения раньше, чем ошибку обнаружил фонд, — финансовые санкции не применяются.
2. Пришло уведомление — есть пять рабочих дней. Часть 25 той же статьи: уточнёнка в этот срок тоже снимает санкцию.
3. Требование выставлено — платите половину. Часть 16: при уплате в первые 10 календарных дней со дня получения требования сумма делится пополам. Полный срок исполнения — 20 календарных дней.
4. Нулевой РСВ с опозданием больше не стоит 1 000 ₽. Пункт 3 статьи 119 НК введён законом от 26 июня 2026 года № 201-ФЗ: если по расчёту, сданному с нарушением срока, суммы к уплате нет, ответственности по пункту 1 не наступает. Норма свежая, старые таблицы штрафов её не учитывают.

Плюс процедурная деталь: в суд фонд идёт, когда накопленная сумма превысила 3 000 ₽ (часть 18 статьи 17). Копить долг это не повод — требование всё равно висит, — но объясняет, почему один пропуск на 500 ₽ месяцами не даёт о себе знать, а потом счёт приходит сразу за год.

Плюсы и минусы порядка

• Нет кадровых документов. Приказ, трудовая книжка и личная карточка не нужны — но суточный срок приходит внезапно и не совпадает с месячным ритмом отчётности.
• Одна форма закрывает оба события. Тот же титульный лист и тот же подраздел 1.1 — но подать их нужно двумя отдельными отчётами, а не одним в конце.
• Отчёт короткий. Четыре графы вместо десятка — но ошибка в любой возвращает протокол с кодом 50, и форму придётся переделать целиком на всех людей из отчёта.
• Санкция небольшая на человека. 500 ₽ — не катастрофа — но умножается на число исполнителей и на число пропущенных отчётов, и на сезонной команде из десяти человек это уже пятизначная сумма.

Кому этот календарь даётся легко, а кому нет

• Легко тем, у кого подрядчик появляется два-три раза в год и договор подписывает тот же человек, который сдаёт отчётность.
• Тяжело тем, у кого договоры подписывает один, а отчитывается другой, и между ними мессенджер: подпись в пятницу вечером доезжает до бухгалтера в понедельник днём, срок уже истёк.
• Не даётся совсем тем, у кого исполнители приходят волнами под распродажу, склад держится на одном человеке, коды и остатки ведутся в Excel, а договоры лежат в папке «разное». Здесь пропуск не случайность, а норма: о договоре вспоминают, когда приходит время платить.

Частые ошибки заказчика

Последняя строка связывает отчётность с деньгами: суммы для персонифицированных сведений и РСВ берутся из начислений по договору. Как они считаются — в разборе налогов и взносов по договору ГПХ, как то же самое проводится в программе — в инструкции про договор ГПХ в 1С:ЗУП.

Стоит ли вести это самому

Да, если исполнителей единицы. Два-три договора в год — шесть отчётов вместе с закрывающими. «Кабинет страхователя» на сайте СФР бесплатный, отчёт подписывается усиленной квалифицированной подписью. Нужен не подрядчик, а календарь с напоминанием на день подписания.

Скорее да, но частично, если их десять-двадцать за сезон. Сроки и коды держатся, но первое же пересечение — отпуск бухгалтера и договор, подписанный в субботу на складе, — выбивает график. Спасает правило: договор не считается заключённым, пока его дата не попала в общий список к отправке.

Нет, если подрядчики приходят волнами. Пятнадцать человек на неделю распродажи — это тридцать суточных сроков, вручную они не ведутся. И отдельно стоит посчитать, сколько из этих пятнадцати нанято не из-за роста заказов, а из-за того, что операции делаются руками. Если вы ещё не знаете, из чего складывается эта экономия, начните с описания того, что SelSup делает за продавца на складе и в кабинетах площадок.

Что изменилось за три года

• 1 января 2023ЕФС-1 заменила СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3; периоды работы по ГПХ за более ранние периоды подаются ещё по СЗВ-СТАЖ.
• 1 января 2024В подразделе 1.1 появились коды «ДГПХФЛНС» и «ДАВТФЛНС» для договоров с условием о взносах на травматизм.
• 30 декабря 2025Вступил в силу приказ СФР № 1462 с действующей формой и порядком заполнения, форматы — приказ № 1463.
• 20 февраля 2026Закон № 29-ФЗ добавил подпункт 5.1 в пункт 2 статьи 11: условие о взносах на травматизм стало отдельными сведениями с тем же суточным сроком.
• 26 июня 2026Закон № 201-ФЗ ввёл пункт 3 статьи 119 НК: за опоздание с нулевым РСВ штрафа больше нет.

Частые вопросы

Договор продлили дополнительным соглашением — нужен отдельный отчёт?

Пункт 6 статьи 11 называет два события: заключение и прекращение. Продление к ним не отнесено, нового мероприятия в подразделе 1.1 не возникает. Меняется другое — дата окончания, от которой вы отсчитываете сутки на закрывающий отчёт. Что считается прекращением и как оформить досрочный отказ — в статье про срок, продление и расторжение договора ГПХ.

Кто в компании имеет право отправить ЕФС-1?

Руководитель или уполномоченный представитель: отчёт подписывается усиленной квалифицированной подписью. Складскому сотруднику такой доступ не нужен и не выдаётся — подпись привязана к человеку, полномочия представителя подтверждаются доверенностью. Права внутри учётных систем настраиваются отдельно: кладовщик видит задания на сборку и не видит ни финансов, ни персональных данных.

Договор подписали электронно — срок тот же?

Да, сутки считаются от даты заключения независимо от формы подписи. Важнее другое: исполнителя по ГПХ нельзя завести в кадровый электронный документооборот, это инструмент трудовых отношений. Почему так и чем подписывать договор с подрядчиком — в статье КЭДО и договор ГПХ.

Что делать, если пришёл протокол «Документ принят частично»?

Это код 30: часть людей не прошла контроль. Подайте корректную ЕФС-1 только на тех, кто перечислен в протоколе. Полная пересдача нужна при коде 50 «Документ не принят», а код 20 «Предупреждение. Сведения приняты» повторной отправки не требует — достаточно проверить данные.

Исполнитель заболел во время работ — это отражается в отчётности?

В подразделе 1.1 — никак, мероприятий по болезни там нет. Но право на пособие при определённых условиях у исполнителя есть, и об этом спрашивают ещё при найме. Что отвечать — в разборе больничного, отпуска и стажа по договору ГПХ.

Можно ли не следить за этими сроками руками?

Отчётность в фонд за вас никто не сдаст: подпись ваша, ответственность тоже. Но объём ручной работы, из-за которого продавцу нужны подрядчики и из-за которого о договоре вспоминают поздно, сокращается. Сборка, маркировка, остатки и документы по площадкам в SelSup собраны в одном окне, у складских сотрудников свои роли и ограниченный доступ, и на ту же волну заказов рук нужно меньше. Разобрать свой склад и роли сотрудников с методистом можно за одну встречу.

Что почитать дальше

• Договор ГПХ: что это, когда селлеру нужен и как оформить — общий разбор: виды договоров, когда исполнителя берут не в штат и что обязательно в тексте.
• ЕФС-1: подразделы, сроки и коды при приёме сотрудника — та же форма для штатного работника: приказ, трудовая функция, другая логика штрафов.
• Договор ГПХ с физическим лицом: образец и обязательные условия — какие формулировки опасны и что приложить к договору, чтобы даты в отчёте не расходились с документами.
• Работа с самозанятыми: главные вопросы о налоговых рисках — что бывает, когда договор с исполнителем признают трудовым.