КЭДО и договор ГПХ: почему самозанятого и подрядчика нельзя перевести в кадровый документооборот

Вопрос звучит почти всегда одинаково: «У нас на складе двое в штате и пятеро подрядчиков, можно завести всех в одну систему и не бегать с бумагами?» Ответ двойной. Подписывать документы электронно с подрядчиком и самозанятым — можно. А вот перевести его в кадровый электронный документооборот нельзя: у КЭДО нет такого участника.

Разница не в кнопках интерфейса, а в том, каким законом держится подпись под документом и что будет, если отношения придётся защищать перед налоговой или в суде.

Что такое КЭДО по закону и почему исполнитель туда не помещается

Кадровый электронный документооборот описан в статьях 22.1–22.3 Трудового кодекса — их добавил закон № 377-ФЗ от 22 ноября 2021 года. В статье 22.1 прямо названы участники: работодатель, работник и человек, поступающий на работу. Подрядчика, исполнителя услуг и самозанятого в этом перечне нет, и появиться там они не могут — их отношения с вами регулирует не Трудовой кодекс, а Гражданский: подряд по главе 37, возмездные услуги по главе 39, авторский заказ по главе 70.

Отсюда следует остальное. Согласие на переход в КЭДО, которое вы берёте у кладовщика, к подрядчику не относится; уведомление, приказ по компании и локальный акт о порядке КЭДО — внутренние трудовые документы. И наоборот: единые требования Минтруда к формату кадровых документов на договоры ГПХ не распространяются, потому что часть 8 статьи 22.1 говорит только о документах, связанных с работой. Формат договора с подрядчиком вы выбираете сами.

Есть и обратная сторона границы. Статья 15 Трудового кодекса запрещает гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения, а статья 19.1 позволяет признать такие отношения трудовыми — по предписанию инспекции труда или через суд, причём неустранимые сомнения толкуются в пользу трудовых. Чем один договор отличается от другого, разобрано в материале про договор ГПХ и случаи, когда он нужен продавцу.

В SelSup документы по штату и по подрядчикам не смешиваются: карточка исполнителя не превращается в карточку сотрудника, а комплект «договор — акт — чек» собирается по каждой выплате. Как это выглядит на живом складе, показываем на разборе работы с внештатными исполнителями.

Три режима обмена документами: чем отличаются

Словом «КЭДО» называют три разные вещи, и путаница начинается здесь. Сервис один, а правовое основание у каждой строки своё.

Третий столбец и называют «ГПХ через КЭДО». Технически это та же отправка файла на подпись, юридически — другая обвязка. Об условиях такого договора написано в разборе договора с самозанятым, где чек заменяет акт, и в материале про договор ГПХ с ИП и риски заказчика.

Как оформить обмен документами с исполнителем

Порядок короткий, и большая часть делается один раз.

1. Проверьте статус исполнителя. У самозанятого — регистрацию в налоге на профессиональный доход через сервис ФНС на npd.nalog.ru, на дату каждой выплаты. У ИП — выписку, у физлица — паспортные данные.
2. Подпишите соглашение об электронном обмене. Именно его, а не согласие на КЭДО. По части 2 статьи 6 закона № 63-ФЗ простая и неквалифицированная подписи признаются равнозначными собственноручной в случаях, установленных законом или соглашением сторон.
3. Заведите исполнителя в сервис и выпустите подпись. Усиленной квалифицированной закон для гражданско-правового договора не требует — стороны договариваются сами.
4. Подпишите договор, потом акт. Предмет — результат и срок, без графика, оклада и подчинения внутреннему распорядку. Что писать в закрывающем документе, разобрано в материале про акт выполненных работ.
5. Соберите комплект по каждой выплате. Договор, акт и чек из «Моего налога», если исполнитель — самозанятый. Без чека оплату не учесть в расходах, а формирует его по закону № 422-ФЗ сам исполнитель.

Дальше начинается рутина: у каждого исполнителя свой срок, свой акт и свой чек. Пока подрядчиков трое, всё живёт в таблице; на пятнадцати таблица перестаёт справляться — статус и чеки проверяются руками по каждой выплате. Налоговая сторона вынесена в разбор налогов и взносов по договору ГПХ.

Четыре гарантии КЭДО, которых у исполнителя по ГПХ нет

Спрашивают об этом регулярно: если подрядчик подписывает документы в той же системе, что и кладовщик, права у него те же? Нет. Трудовой кодекс даёт работнику четыре вещи, которых у исполнителя нет ни одной.

• Подпись за счёт работодателя. По части 12 статьи 22.2 ТК расходы на подпись работника несёт работодатель. С исполнителем это предмет договорённости: не прописали — платит он.
• Право отказаться и работать на бумаге. Работник без согласия на КЭДО продолжает получать документы на бумаге, и это не повод отказать ему в приёме или уволить. У исполнителя такой защиты нет.
• Бесплатная бумажная копия. Работник вправе запросить бумажный экземпляр, и выдать его обязаны без оплаты. Исполнитель получит бумагу, только если это записано в договоре.
• Единый формат и проверяемость. Кадровый документ обязан соответствовать требованиям Минтруда, подпись проверяется бесплатным сервисом на «Работе в России». У документа по ГПХ формата нет.

Что вы получаете и чем за это платите

Смысл в одном сервисе есть, но он не бесплатный — не в деньгах, а в аккуратности настройки.

• Скорость. Подрядчик из другого города подписывает договор с телефона. Платите тем, что подпись и идентификацию надо организовать до первой сделки, а не когда работа уже сделана.
• Один архив. Договоры, акты и чеки не теряются при смене бухгалтера. Платите тем, что маршруты и шаблоны для ГПХ надо развести со штатными, иначе архив превратится в доказательство против вас.
• Контроль сроков. Видно, кто не подписал акт и где не закрыт месяц. Платите временем на справочник исполнителей: статус самозанятого проверяется на каждую выплату.
• Экономия на подписи. Квалифицированная на каждого подрядчика не нужна. Платите тем, что вид подписи придётся закрепить письменно до первого документа.

Кому это подходит и кому нет

Подходит

Обмен окупается, когда подрядчиков больше пяти, они из разных городов, а работы разовые: собрать партию, отснять карточки, развезти заказы по пунктам выдачи. Подходит и при смешанном составе — часть склада в штате, часть на подряде, — если вы готовы держать два набора шаблонов и два маршрута согласования.

Не подходит

Не берите единый сервис, если подрядчик один и работает по договору в год: настройка и выпуск подписи займут больше времени, чем два похода с бумагой. И точно не берите, если признаки такие: исполнитель приходит к открытию и уходит по графику, получает одинаковую сумму каждый месяц, сидит на вашем рабочем месте, а в переписке вы зовёте его сотрудником. Здесь проблема не в сервисе, а в договоре — электронная подпись только ускорит сбор доказательств не в вашу пользу.

Частые ошибки

Стоит ли заводить исполнителей в ту же систему

Да, если штат и подряд у вас разведены по сути, а не только по названию договора. Тогда один сервис экономит время: подписание идёт с телефона, архив один, сроки видны.

Скорее да, но частично, если состав смешанный и текучий. Заводите исполнителей отдельной веткой, со своими шаблонами и своим соглашением об обмене, и не пускайте их документы в кадровые маршруты.

Нет, если договор с подрядчиком уже выглядит трудовым. Сначала чините договор и практику: убираете график, оклад и рабочее место, оставляете результат и срок. Электронный документооборот на этом этапе не помогает, а фиксирует.

Продавцу со смешанным складом обычно нужен не отдельный сервис под каждую задачу, а одна система, где сходятся заказы, сборка, остатки и документы по людям, которые эту сборку делают. Как это устроено целиком, показано на странице платформы SelSup.

Что почитать дальше

• КЭДО для селлера: кадровый документооборот для склада, ПВЗ и офиса — общий разбор режима: кому обязателен, с чего начинать, сколько стоит.
• Электронный трудовой договор через КЭДО — как выглядит приём на работу, если человек всё-таки идёт в штат.
• Подпись сотрудника в КЭДО — какая подпись нужна работнику и почему она не та же, что у вас как у руководителя.
• Налоговые риски агентской схемы — тот же разговор про переквалификацию договора, только со стороны налоговой.

Частые вопросы

Можно ли подписать договор ГПХ простой электронной подписью?

Да, если стороны об этом договорились. Статья 160 Гражданского кодекса допускает электронную форму сделки, а статья 6 закона № 63-ФЗ признаёт простую подпись равнозначной собственноручной в случаях, установленных соглашением сторон. Вид подписи фиксируют в договоре или в соглашении об обмене.

Нужно ли согласие исполнителя, как при переходе на КЭДО?

Нет. Согласие на КЭДО — трудовая процедура. С исполнителем по ГПХ подписывают соглашение об электронном обмене: вид подписи и порядок отправки документов.

Может ли складской подрядчик подписывать документы, не видя кадровых приказов?

Может и должен. Исполнителю открывают только его поток: договор, спецификации, акты. Приказы и локальные акты штата в его кабинет не попадают — иначе получится, что вы знакомите его с внутренним распорядком, а это прямой признак трудовых отношений.

Можно ли заключить договор ГПХ с бывшим сотрудником?

Можно, но не как с самозанятым, если он уволился меньше двух лет назад: по части 2 статьи 6 закона № 422-ФЗ такой доход не считается объектом налога на профессиональный доход. Значит, вы платите НДФЛ и страховые взносы как по обычному договору с физлицом. О том, как считаются сроки самого договора, написано в разборе срока, продления и расторжения договора ГПХ.

Можно ли не делать это руками?

Проверку статуса на каждую выплату, сбор чеков и сверку актов снять можно. В SelSup документы по исполнителям идут отдельным потоком от кадровых: комплект собирается по каждой выплате, незакрытые акты видно списком, а не поиском по переписке. Что получится снять на вашем объёме подрядчиков, проще посмотреть на разборе под ваш склад. Совсем без человека не выйдет: предмет договора и формулировки проверяет живой юрист или бухгалтер.