Счёт-фактура в 1С: как создать, провести и выгрузить в XML

Оптовый покупатель просит счёт-фактуру к отгрузке, а в 1С вы до сих пор видели только отгрузки и отчёты площадки. Или наоборот: Ozon прислал документы за комиссию и логистику, и их нужно завести так, чтобы НДС попал в вычет. Ниже — как в 1С:Бухгалтерии 8, редакция 3.0 выписать счёт-фактуру, зарегистрировать входящий, довести его до книги продаж или книги покупок и выгрузить в XML для ЭДО. Интерфейс описан по инструкциям фирмы «1С» на its.1c.ru; в вашем релизе названия команд могут немного отличаться.

Что такое счёт-фактура, кто обязан его выставлять и как с ним работает площадка по агентской схеме, разобрано в статье «Счёт-фактура: что это, кто выставляет и зачем он продавцу маркетплейса». Здесь — только работа в программе.

Четыре способа оформить счёт-фактуру в 1С

Довести документ до покупателя можно четырьмя путями. Они отличаются тем, сколько ручной работы остаётся на вас и где рвётся цепочка.

Разница между первыми двумя строками подробно — в статье «УПД со статусом 1 и 2: чем отличаются и что выбрать в ЭДО».

Как выписать счёт-фактуру на отгрузку

Счёт-фактура в 1С не создаётся с нуля: он всегда опирается на документ отгрузки. Порядок для 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0:

1. Откройте «Продажи → Продажи» и создайте документ «Реализация (акт, накладная, УПД)». Заполните покупателя, договор, товары и ставку НДС.
2. Проведите документ.
3. Внизу формы нажмите ссылку «Выписать счёт-фактуру». Программа создаст документ «Счёт-фактура выданный» с номером и датой.
4. В счёте-фактуре выберите, как он составлен: «На бумажном носителе» или «В электронном виде».
5. Для бумажного документа отметьте флажок «Выставлен (передан контрагенту)» и дату, когда отдали его покупателю.

Если под табличной частью документа отгрузки переключатель стоит в положении «УПД», счёт-фактура выданный формируется автоматически при проведении — ссылку нажимать не нужно.

Все выданные документы собраны в журнале Продажи → Счета-фактуры выданные. В конце месяца отгрузка без счёта-фактуры сразу видна по пустой колонке.

Срок на всё — пять календарных дней со дня отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Если отгрузка в счёт аванса, с 1 апреля 2026 года в новой строке 5б указывают номер и дату авансового счёта-фактуры: её ввело постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26. В 1С:Бухгалтерии эта строка заполняется начиная с релиза 3.0.190.22 — об этом сказано в описании обновления на its.1c.ru. Как работает сам авансовый документ, разобрано в статье «Счёт-фактура на аванс: когда выставлять и как зачесть после отгрузки», а построчное заполнение бланка — в разборе строк и граф счёта-фактуры.

Как зарегистрировать полученный счёт-фактуру

Входящие счета-фактуры приходят не только от поставщиков товара. Площадка по своим услугам — комиссии, логистике, хранению — тоже выставляет документы, и без регистрации в 1С НДС по ним не попадёт в вычет.

1. Откройте документ поступления: «Покупки → Поступление (акт, накладная, УПД)».
2. Внизу формы укажите номер и дату счёта-фактуры поставщика и нажмите «Зарегистрировать» — появится документ «Счёт-фактура полученный».
3. Проверьте поле «Получен»: по нему определяется период вычета.
4. Флажок «Отразить вычет НДС в книге покупок датой получения» оставьте, если вычет заявляете в квартале получения. Снимите, если переносите вычет на более поздний период.

Если счёт-фактура пришёл по ЭДО, 1С сама создаёт «Счёт-фактура полученный» из электронного документа, заполняет контрагента, номер, дату и суммы и ставит дату в поле «Получен». При получении подтверждения оператора эта дата корректируется.

На перенос вычета есть три года после принятия товара на учёт — п. 1.1 ст. 172 НК РФ. Флажок «датой получения» снимают именно для этого. Что проверить в самом документе до регистрации, чтобы вычет не сняли, — в статье «Вычет НДС по счёту-фактуре: что проверить в полученном документе».

Когда отчёты Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета приходят каждую неделю, сверять их с документами поступления вручную — та самая работа, в которой один файл выпадает незаметно. SelSup собирает продажи и расходы по всем площадкам в одном месте и передаёт их в учёт, чтобы сверка не держалась на таблице: как это устроено, можно посмотреть на демонстрации.

Как провести счёт-фактуру и довести его до книги продаж и книги покупок

Счёт-фактура в 1С сам по себе проводок по счетам не делает. Он пишет записи в регистр НДС, из которого строятся книги. Поэтому непроведённый документ — это документ, которого для декларации нет.

Книгу продаж и книгу покупок собирают регламентные операции. Их удобно запускать через «Помощник по учёту НДС»: Отчёты → НДС → Отчётность по НДС. Помощник ведёт по шагам:

1. «Регистрация счетов-фактур на аванс».
2. «Формирование записей книги продаж».
3. «Формирование записей книги покупок».

Порядок важен: результат одной операции влияет на следующую. Те же документы лежат в разделе Операции → Закрытие периода → Регламентные операции НДС.

Как устроены сами регистры — в статьях «Книга продаж: кто ведёт, что в неё попадает и как сверить с декларацией» и «Книга покупок: как заполнить и какие счета-фактуры в неё попадают». Коды вида операции 1С подставляет сама, но проверить их стоит по статье «Коды вида операции в книге покупок и книге продаж».

Как выгрузить счёт-фактуру в XML и отправить по ЭДО

Электронный счёт-фактура — это XML-файл по формату ФНС. Формат утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@, и с 1 апреля 2025 года действует только один формат — в 1С его называют 5.03. Файл старого формата оператор ЭДО не примет.

Отправка через 1С-ЭДО

1. Проверьте настройки обмена: «Администрирование → Обмен электронными документами → Настройки ЭДО», закладка «Настройки отправки». У контрагента должен стоять флажок «Счёт-фактура выданный» или «Акты, накладные, счета-фактуры».
2. В счёте-фактуре переключатель «Составлен» — «В электронном виде», флажок «Выставлен» пока пустой.
3. Нажмите кнопку «ЭДО» → «Отправить электронный документ». Если права подписи нет, документ уйдёт на подпись уполномоченному лицу в список «Документы на подпись».
4. После подтверждения оператора 1С сама отметит «Выставлен» и поставит дату — дату поступления файла оператору, а не дату отправки из программы.

Выгрузка в файл

Если покупатель просит файл, откройте в счёте-фактуре «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» и нажмите «Выгрузить». Варианты: PDF, для представления в ФНС и весь документооборот. XML для ФНС и оператора — второй вариант. Перед выгрузкой проверьте ИНН, КПП и адрес покупателя: это обязательные реквизиты по п. 5 ст. 169 НК РФ.

Плюсы и минусы ведения счетов-фактур в 1С

• Получаете счёт-фактуру из документа отгрузки в одно нажатие — платите тем, что отгрузка должна быть заведена правильно: ошибка в ставке переедет в документ и книгу.
• Получаете книги продаж и покупок без ручной сборки — платите дисциплиной: регламентные операции надо запускать каждый квартал в правильном порядке.
• Получаете отправку по ЭДО и дату выставления из подтверждения оператора — платите настройкой оператора, подписи и обновлением релиза под новые форматы.

Кому это подходит, а кому нет

Подходит

• Вы на общей системе или на УСН с НДС и продаёте юрлицам и ИП.
• Учёт уже ведётся в 1С:Бухгалтерии, и бухгалтер сдаёт декларацию по НДС из неё.
• Входящих документов от поставщиков и площадок больше десятка в месяц.

Не подходит

• Вы продаёте только физлицам через маркетплейс и не платите НДС: счета-фактуры вам не выставлять.
• Продажи с площадок попадают в 1С вручную из Excel раз в квартал: книга продаж будет неполной, как ни настраивай счета-фактуры.
• Учёт на одном человеке, и в сдачу декларации на сверку нет времени — здесь сначала нужен автоматический обмен данными, а потом документы.

Как вообще устроен учёт НДС на площадках в 1С — ставки, отчёты комиссионера, розница и возвраты — в статье «Учёт НДС на маркетплейсах в 1С: ставки и документы 2026». Если вы только выбираете программу, пригодится обзор «1С:Бухгалтерия для маркетплейсов: продажи, возвраты и сверка выплат».

Частые ошибки

Календарь изменений: что в 1С постоянно, а что обновлялось

Порядок «отгрузка → счёт-фактура → книга продаж» в 1С:Бухгалтерии 8 ред. 3.0 не меняется годами. Меняются форма и форматы — и под каждое изменение нужен свежий релиз.

• 01.04.2025 Для электронного счёта-фактуры остался один формат по приказу ФНС № ЕД-7-26/970@.
• 01.01.2026 Ставка НДС 22 % вместо 20 %: поддержка в релизах 3.0.186 и позже.
• 01.04.2026 Новая строка 5б в счёте-фактуре, графы 11а в книге продаж и 7а в книге покупок — постановление № 26 от 23.01.2026, в 1С с релиза 3.0.190.22.

Если бухгалтерия не обновлялась полгода, первым делом проверьте номер релиза в разделе «О программе».

Когда данные с площадок переносятся руками, ошибки копятся не в 1С, а на входе в неё. SelSup ведёт заказы, остатки и документы по всем площадкам в одной системе и передаёт продажи в учёт без пересборки таблиц.

Стоит ли вести счета-фактуры в 1С

• Да, если вы плательщик НДС, продаёте юрлицам и декларацию сдаёте из 1С: ручной бланк здесь только добавит работы.
• Скорее да, но частично, если оптовых сделок две-три в квартал: хватит ссылки «Выписать счёт-фактуру» и бумажного экземпляра, ЭДО можно подключить позже.
• Нет, если вы на УСН без НДС и продаёте только в розницу через площадки: документа нет, и настраивать нечего.

Частые вопросы

Почему счёт-фактура не попал в книгу продаж?

Чаще всего документ не проведён или не запущена регламентная операция «Формирование записей книги продаж». Проверьте оба пункта через «Помощник по учёту НДС».

Какая дата выставления у электронного счёта-фактуры?

Дата поступления файла оператору ЭДО. 1С проставляет её в поле «Выставлен» автоматически после подтверждения оператора.

Можно ли выгрузить счёт-фактуру в XML без подключённого оператора?

Да: «ЭДО» → «Просмотреть электронный документ» → «Выгрузить», вариант для представления в ФНС. Файл потом загружают в систему оператора покупателя.

Можно ли не заводить продажи и документы руками?

Можно, если данные с площадок приходят в учёт автоматически, а не через Excel. На демонстрации SelSup покажем, как продажи Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета попадают в учёт и где остаётся ручная работа.

Что почитать дальше

• Счёт-фактура: что это, кто выставляет и зачем он продавцу маркетплейса — общий порядок и сроки.
• Учёт НДС на маркетплейсах в 1С: ставки и документы 2026 — как отчёты площадок отражаются в программе.
• ЭДО для селлера: что это, как работает и нужен ли продавцу маркетплейса — перед подключением оператора.
• Маркировка в 1С: загрузка кодов, эмиссия и агрегация — если в отгрузках есть маркированный товар.