Счёт-фактура на аванс: когда выставлять и как зачесть после отгрузки

Покупатель-юрлицо перевёл предоплату за партию, отгрузка через неделю, а в следующем месяце бухгалтер спрашивает, где счёт-фактура на аванс. Дальше начинается ручная работа: найти платёж в выписке, сверить его с договором, выставить документ в пятидневный срок, а после отгрузки не забыть зачесть налог. Пропущенный зачёт — это НДС, заплаченный дважды: с аванса и с той же отгрузки.

Ниже — когда счёт-фактура на аванс обязателен, когда его можно не выставлять, что в нём указать и как продавцу и покупателю зачесть налог после отгрузки. Общая логика документа — в статье «Счёт-фактура: что это, кто выставляет и зачем он продавцу маркетплейса».

Когда выставлять счёт-фактуру на аванс

Обязанность записана в двух местах Налогового кодекса. Пункт 1 статьи 168 НК РФ обязывает предъявить покупателю налог с полученной предоплаты, а пункт 3 той же статьи задаёт срок: не позднее пяти календарных дней со дня получения оплаты.

Налоговая база по авансу — вся полученная сумма с учётом налога (п. 1 ст. 154 НК РФ), поэтому налог считают расчётной ставкой по п. 4 ст. 164 НК РФ. При общей ставке 22 % это 22/122 от аванса. Пример: покупатель перевёл 610 000 ₽, НДС с аванса — 610 000 × 22 / 122 = 110 000 ₽. Продавцы на УСН со ставкой 5 или 7 % считают так же, только долей 5/105 или 7/107; какая ставка выгоднее — в статье «Ставки НДС 5 и 7 % на УСН: что выбрать селлеру».

Когда счёт-фактуру на аванс можно не выставлять

• Отгрузка в пределах пяти дней после оплаты и в том же квартале — так разъясняет ФНС: отдельный документ на аванс не нужен, выставляется обычный счёт-фактура на отгрузку.
• Покупатель не платит НДС — например, он на УСН без налога. По письменному согласию сторон счета-фактуры не составляются (пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ), кроме товаров, подлежащих прослеживаемости.
• Операция без налога: ставка 0 %, освобождённые по статье 149 товары и поставки с производственным циклом дольше шести месяцев — такие авансы в базу не включаются (п. 1 ст. 154 НК РФ).
• Розница физлицам с выдачей чека: по п. 7 ст. 168 НК РФ требования к счетам-фактурам считаются выполненными.

Выставлять один документ на все авансы по итогам квартала нельзя: ФНС отдельно разъясняла, что срок в пять дней считается от каждого платежа.

Что указать в авансовом счёте-фактуре

Состав реквизитов короче, чем у отгрузочного документа: перечень закреплён в п. 5.1 ст. 169 НК РФ. Форма та же, что для обычного счёта-фактуры по постановлению Правительства № 1137, пустые графы остаются с прочерками.

1. Порядковый номер и дата составления.
2. Наименование, адрес и ИНН продавца и покупателя.
3. Номер платёжного документа, по которому пришёл аванс.
4. Наименование товаров, в счёт которых получена оплата.
5. Наименование валюты и идентификатор госконтракта, если он есть.
6. Сумма полученной оплаты.
7. Налоговая ставка — расчётная, например 22/122.
8. Сумма налога, предъявленная покупателю.

Количество, цену за единицу, страну происхождения и номер декларации в авансовом документе не заполняют: товар ещё не отгружен. Если отгрузку оформляете УПД, авансовый документ им не заменяется — разница статусов разобрана в статье «УПД со статусом 1 и 2: чем отличаются и что выбрать в ЭДО».

Как зачесть аванс после отгрузки

После отгрузки продавец начисляет НДС с продажи как обычно, а налог с аванса принимает к вычету (п. 8 ст. 171 и п. 6 ст. 172 НК РФ). Если второй шаг пропустить, налог уйдёт в бюджет дважды.

Как устроены сами регистры — в статьях «Книга продаж: кто ведёт, что в неё попадает и как сверить с декларацией» и «Книга покупок: как заполнить и какие счета-фактуры в неё попадают». Полный перечень кодов операций разобран отдельно в материале про коды вида операции в книге покупок и книге продаж.

Чтобы дата отгрузки для зачёта не искалась по переписке, её лучше брать из одной системы учёта заказов. SelSup сводит заказы и отгрузки по всем площадкам и продажам юрлицам в один журнал и передаёт их в 1С — на демонстрации покажем, как отгрузки попадают в учёт без ручного переноса.

Частичная отгрузка

Вычет с аванса берётся не целиком, а в размере налога с той части, которая зачтена в оплату отгруженного по условиям договора (п. 6 ст. 172 НК РФ). Аванс 610 000 ₽, отгрузили на 244 000 ₽ — вычет 244 000 × 22 / 122 = 44 000 ₽. Остальные 66 000 ₽ налога с аванса ждут следующих отгрузок. Порядок зачёта предоплаты стоит прописать в договоре, варианты условий — в статье «Оплата по договору поставки: предоплата, отсрочка и обеспечение».

Что делает покупатель

Покупатель на общей системе вправе принять к вычету НДС с перечисленного аванса (п. 12 ст. 171 НК РФ). Для этого нужны три документа (п. 9 ст. 172 НК РФ): счёт-фактура на аванс от продавца, платёжка и договор, где предоплата предусмотрена. Запись в книге покупок — с кодом 02.

После отгрузки вычет восстанавливается в том квартале, когда покупатель принимает к вычету налог по полученному товару, в сумме, зачтённой по договору (пп. 3 п. 3 ст. 170 НК РФ). Запись — в книге продаж с кодом 21. Если договор расторгли и аванс вернули, восстановить налог нужно в периоде возврата. Как проверить отгрузочный документ перед вычетом — в материале про вычет НДС по счёту-фактуре.

Плюсы и минусы авансовой схемы по НДС

• Получаете деньги до отгрузки — платите налогом с аванса раньше, чем с продажи.
• Покупатель получает вычет сразу — зато он же обязан восстановить его после отгрузки, и эту запись часто теряют.
• Вычет продавца после отгрузки обнуляет налог с аванса — ценой лишней записи в книге покупок на каждый платёж.
• Предоплата снижает риск неоплаты — но добавляет документ с пятидневным сроком на каждое поступление.

Кому тема важна, а кому нет

Касается напрямую

• Продавец на общей системе или на УСН с НДС, который продаёт оптом юрлицам по предоплате.
• Тот, у кого аванс и отгрузка часто попадают в разные кварталы.
• Тот, у кого поступления от покупателей сверяются с отгрузками вручную в Excel.

Почти не касается

• Продавец, который работает только через маркетплейсы и не берёт предоплату от юрлиц напрямую: момент начисления НДС там свой, он разобран в статье «Когда начислять НДС: отгрузка, выкуп и аванс на маркетплейсе».
• Продавец на УСН, освобождённый от НДС: счета-фактуры он не составляет вовсе (п. 5 ст. 168 НК РФ).
• Тот, кто всегда отгружает в течение пяти дней после оплаты и в том же квартале.

Если опт юрлицам идёт через Wildberries, условия предоплат площадки описаны в статье «Продажи юрлицам и ИП на Wildberries: опт, предоплаты и КИЗ».

Частые ошибки

Аванс на стыке кварталов: сколько денег замораживается

Налог с аванса считается в том квартале, где пришли деньги, а вычет — в квартале отгрузки. Если между ними граница квартала, налог с аванса уходит в бюджет раньше, чем появится вычет. Пример на 2026 год: аванс 1 220 000 ₽ пришёл 27 марта, отгрузка 8 апреля.

• 27 марта Пришёл аванс, НДС с него — 220 000 ₽.
• 1 апреля Последний день для счёта-фактуры на аванс.
• 25 апреля Декларация за I квартал с налогом с аванса (ст. 174 НК РФ).
• 28 апреля — 28 июня Налог платится тремя равными долями, примерно по 73 333 ₽.
• 25 июля Декларация за II квартал: вычет налога с аванса гасит налог с отгрузки.

Если срок выпадает на выходной, он переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ). Получается, что 220 000 ₽ платятся на квартал раньше, чем при отгрузке без предоплаты. Если в кассовом плане этого нет, разрыв образуется на ровном месте. Что ещё учесть в самой декларации, если вы на упрощёнке, — в статье «Декларация по НДС на УСН: как заполнить и сдать в 2026 году».

Стоит ли брать предоплату с учётом НДС

Да, если продаёте оптом юрлицам на общей системе: риск неоплаты дороже лишних записей в книгах, а налог с аванса возвращается вычетом.

Скорее да, но частично, если аванс и отгрузка часто расходятся по кварталам: берите предоплату ближе к отгрузке или планируйте налог с аванса в кассовом плане заранее.

Почти не нужно, если вы освобождены от НДС или продаёте только через площадки: авансовые счета-фактуры вы не выставляете, важнее разобраться в моменте начисления налога на маркетплейсе.

Ошибки с авансами почти всегда начинаются с того, что отгрузки и поступления живут в разных таблицах. Посмотрите, как SelSup сводит заказы, отгрузки и продажи по всем площадкам в одном кабинете.

Частые вопросы

Нужен ли счёт-фактура на аванс, если отгрузка через три дня?

Если отгрузка в пределах пяти дней после оплаты и в том же квартале, ФНС разрешает не выставлять авансовый документ: хватит обычного счёта-фактуры на отгрузку.

Обязан ли покупатель брать вычет с аванса?

Нет, это его право. Если вычет не взяли, восстанавливать после отгрузки тоже нечего.

Какой код ставить при зачёте аванса у продавца?

В книге покупок — 22: так перечень кодов ФНС обозначает вычет по п. 6 ст. 172 НК РФ и возврат авансов. У покупателя восстановление идёт с кодом 21 в книге продаж.

Можно ли не сверять авансы и отгрузки руками?

Можно, если отгрузки по всем каналам видны в одной системе и уходят в учёт автоматически. В SelSup заказы и отгрузки площадок и прямых продаж собраны в одном журнале с датами, а в 1С они передаются без ручного переноса. На демонстрации покажем журнал отгрузок и выгрузку в 1С на вашем ассортименте.

Что почитать дальше

• Счёт-фактура: что это, кто выставляет и зачем он продавцу маркетплейса — обзор документа, реквизитов и сроков.
• Книга продаж: кто ведёт, что в неё попадает и как сверить с декларацией — куда попадает авансовый счёт-фактура.
• Когда начислять НДС: отгрузка, выкуп и аванс на маркетплейсе — как считается аванс при продаже через площадку.
• Счёт на оплату: как выставить и что в нём писать — документ, по которому покупатель переводит предоплату.