Счёт-фактура: что это, кто выставляет и зачем он продавцу маркетплейса

Оптовый покупатель написал: «Пришлите счёт-фактуру» — а вы продаёте на Ozon,
Wildberries и Яндекс Маркете и никогда сами такой документ не выставляли. Или
наоборот: в финансовом отчёте площадки мелькнуло слово «счёт-фактура» рядом с
суммой комиссии, и не совсем понятно, откуда она вообще взялась и что с ней
делать. Разбираемся, что это за документ, кому и когда он нужен именно
продавцу маркетплейса, и чем счёт-фактура отличается от УПД и счёта на оплату,
с которыми её постоянно путают.

Что такое счёт-фактура и зачем он нужен

Счёт-фактура — документ, который продавец выставляет покупателю при продаже,
облагаемой НДС, и на основании которого покупатель принимает предъявленный
налог к вычету (ст. 169 Налогового кодекса РФ). Это не счёт на оплату — по
нему деньги не платят, это не накладная — по нему товар не передают.
Единственная задача документа — зафиксировать сумму НДС и дать покупателю
право уменьшить на неё свой налог.

Для продавца маркетплейса счёт-фактура актуальна в двух ситуациях:
когда он сам продаёт товар юрлицу или ИП на НДС — оптом, через тендер, B2B-раздел
площадки — и когда он платит НДС с собственных продаж и должен фиксировать это
в своих регистрах. Кто именно из продавцов сейчас обязан платить НДС на
маркетплейсе и по каким ставкам, подробно разобрано в общей статье про
НДС на маркетплейсах,
здесь — только то, что касается самого документа. Розничного покупателя-физлицо,
который купил товар на маркетплейсе, эта тема не касается: ему счёт-фактура не
положена по закону.

Кто обязан выставлять счета-фактуры, а кто может не выставлять

Обязанность возникает у всех, кто платит НДС и продаёт товары, работы, услуги
или имущественные права юрлицам и ИП (п. 3 ст. 169 НК РФ): это продавцы на
общей системе и те, кто на упрощёнке стал плательщиком НДС. Исключение —
продажа лицам, которые сами не платят НДС или от него освобождены: тогда
счёт-фактуру можно не составлять по письменному согласию сторон сделки
(тот же п. 3 ст. 169 НК РФ).

Отдельно закон снимает обязанность при рознице за наличный расчёт и
эквайринг: если продавец выдал покупателю-физлицу кассовый чек, требование
по выставлению счёта-фактуры считается выполненным (п. 7 ст. 168 НК РФ). Это
и есть причина, по которой продавец, торгующий только через маркетплейс в
розницу физлицам, чаще всего вообще не сталкивается со счетами-фактурами —
за него всё закрывает чек на кассе площадки.

Счёт-фактура и маркетплейс: кто её оформляет — вы или площадка

Здесь у продавца маркетплейса есть развилка, которой нет у обычного оптовика.
Если вы продаёте товар юрлицу напрямую — по договору, минуя площадку, — счёт-фактуру
выставляете сами, от своего имени. Но если площадка продаёт ваш товар конечному
покупателю по агентской или комиссионной модели, документ покупателю может
выставлять уже она — от своего имени, а не от вашего.

Разница ощутима не на словах, а в регистрах: при прямой продаже вы сами
регистрируете свой счёт-фактуру в книге продаж, при агентской модели —
регистрируете продажу по отчёту, который прислала площадка, а не по своему
документу. Перепутать эти две схемы — частая причина расхождений с декларацией.
Точный порядок для каждой площадки, с перевыставлением документов и разбором
агентской схемы, — в статье
«Агентский договор и НДС: счёт-фактура, перевыставление и декларация».

Обязательные реквизиты, сроки и форма 2026 года

Срок один для всех оснований — пять календарных дней считая
со дня отгрузки, оказания услуги, передачи имущественных прав или получения
предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Опоздание на день формально уже нарушение,
хотя суммы вычета оно чаще всего не отменяет — а вот его полное отсутствие
отменяет.

Обязательные реквизиты перечислены в п. 5 и 5.1 ст. 169 НК РФ: номер и дата,
данные продавца и покупателя, наименование товара, единицы измерения и
количество, цена, налоговая ставка и сумма НДС, а для авансовых счетов-фактур —
свой сокращённый набор полей. С 1 апреля 2026 года действует обновлённая
форма документа: постановление Правительства РФ от 23.01.2026 № 26 внесло
изменения в постановление № 1137 и добавило в бланк строку 5б.

Как SelSup собирает документы по всем продажам маркетплейса в одном месте,
чтобы ни один счёт-фактура не потерялся между отчётами площадки и книгой продаж —
можно посмотреть на демонстрации.

Виды счетов-фактур: какая нужна в вашей ситуации

Кроме обычного отгрузочного документа закон предусматривает ещё несколько
видов, и у каждого свой повод появиться:

• Авансовый — выставляется в те же пять дней при получении
  предоплаты, а не отгрузки; после отгрузки его нужно зачесть отдельным
  движением в книгах.
• Корректировочный — когда после отгрузки изменилась цена
  или количество товара по соглашению сторон, например при ретро-скидке.
• Исправленный — когда в уже выставленном документе была
  ошибка в реквизитах, а не в сумме сделки: исправление делают новым номером,
  а не переписыванием старого.
• УПД — универсальный передаточный документ, который
  заменяет счёт-фактуру и накладную или акт одновременно; на маркетплейсах
  его чаще используют там, где идёт обмен через ЭДО. Чем статус 1 отличается
  от статуса 2 и когда какой выбрать — в статье
  «УПД со статусом 1 и 2: чем отличаются и что выбрать в ЭДО».

Разница между корректировочным и исправленным документом путает чаще всего:
первый меняет саму сделку, второй — просто чинит опечатку в уже верной сделке.
Пошаговое заполнение по строкам формы, авансовый счёт-фактура и корректировка
разобраны отдельно, здесь — только чтобы не перепутать повод. Если документы
ведутся в 1С, полезно заранее свериться с тем,
как учитывается НДС на маркетплейсах в 1С —
там же про выгрузку счетов-фактур.

Счёт-фактура, УПД и счёт на оплату: что выбрать

Три документа с похожими названиями решают разные задачи, и путаница между
ними — частый источник ошибок у тех, кто ведёт учёт вручную.

Для разовой сделки с оплатой по счёту и накладной проще держать три отдельных
документа. Для постоянного покупателя, с которым идёт обмен по ЭДО, чаще
выгоднее один УПД — разбор, чем именно он отличается и когда его выбрать,
вынесен отдельно.

Плюсы и минусы работы со счетами-фактурами

• Получаете возможность продавать юрлицам и ИП — без
  документа с НДС крупный B2B-покупатель просто не сможет принять товар к учёту
  и уйдёт к тому, кто счёт-фактуру выставит.
• Получаете право на встречный вычет — счета-фактуры,
  которые вам присылают поставщики, площадка за комиссию и логистику, уменьшают
  ваш собственный НДС к уплате.
• Платите за это регулярным учётом — пятидневный срок,
  сквозная нумерация, книги продаж и покупок нужно вести постоянно, а не раз в
  квартал перед декларацией.
• Платите риском штрафа за пропуски — при ручном ведении
  в Excel документ на одну из сотен сделок в месяц легко потерять, а находится
  пропуск обычно уже на сверке с декларацией.

Кому счёт-фактура нужна, а кому можно работать без неё

Нужна: вы на общей системе или на УСН с НДС и продаёте
юрлицам и ИП — оптом, через тендерные площадки, в B2B-разделах маркетплейсов;
вы хотите заявлять вычет по входящим документам от поставщиков и площадки;
у вас несколько площадок и десятки сделок в месяц, которые физически нельзя
свести в голове.

Можно жить без неё: вы на УСН без НДС и продаёте только
физлицам в розницу через маркетплейс — за вас всё закрывает кассовый чек
площадки; у вас разовые сделки, которые проще оформить письменным согласием
с покупателем, что счёт-фактура не нужна; ваш покупатель сам на спецрежиме и
вычет ему не важен. Если параллельно с УСН у вас уже появился НДС по части
продаж, порядок совмещения двух налогов — в статье
«УСН и НДС одновременно: как селлеру вести два налога».

Частые ошибки со счетами-фактурами

• Просрочен пятидневный срок — покупатель формально может
  получить отказ в вычете при проверке; чем это оборачивается: спор с
  контрагентом и риск потерять клиента. Что делать: выставлять документ в день
  отгрузки, не откладывая на конец недели.
• Не хватает обязательного реквизита — например, неверный
  ИНН покупателя или пропущена ставка НДС. Чем оборачивается: покупатель не
  примет НДС к вычету и потребует исправленный документ. Что делать: сверять
  реквизиты контрагента перед выставлением, а не после жалобы.
• Перепутана агентская схема с прямой продажей — продавец
  выставляет свой счёт-фактуру там, где документ уже выставила площадка. Чем
  оборачивается: задвоение в книге продаж и вопросы при камеральной проверке.
  Что делать: сверять реестр площадки перед закрытием периода.
• Документа нет вовсе — самая дорогая ошибка: ст. 120
  НК РФ квалифицирует отсутствие счетов-фактур как грубое нарушение учёта.
  Что делать: не полагаться на память и таблицы, а вести реестр выставленных
  документов по каждой сделке с юрлицом.

Календарь изменений: что в счетах-фактурах постоянно, а что меняется

Форма и правила ведения книг покупок и продаж закреплены постановлением
Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 — это постоянная основа, действующая с
поправками уже пятнадцать лет. А вот детали вокруг неё меняются почти
ежегодно, и часть этих изменений — временные послабления, а не новые
постоянные правила.

• 26.12.2011 Постановление № 1137 вводит
  форму счёта-фактуры и правила ведения книг покупок и продаж — постоянная
  основа, которая с тех пор только дополняется.
• с 2025 года Часть продавцов на УСН
  впервые стала плательщиками НДС при превышении порога по выручке — и вместе
  с этим статусом получила обязанность выставлять счета-фактуры, которой
  раньше у них просто не было. Кого именно это касается и по какому порогу —
  в статье
  «Лимит НДС на УСН: 20 млн ₽, две шкалы порога и что считать продавцу».
• с 01.04.2026 Действует обновлённая
  форма счёта-фактуры по постановлению Правительства РФ от 23.01.2026 № 26:
  в бланк добавлена строка 5б. Прежние бланки, выставленные до этой даты,
  пересматривать не нужно.

Постоянные правила — про то, что счёт-фактура фиксирует НДС и её нужно
регистрировать в книгах. Временные — про то, кто именно обязан её выставлять
в конкретном году и как выглядит актуальный бланк. Путать эти два слоя —
частая причина, почему продавец либо переплачивает вниманием там, где не
нужно, либо пропускает обязанность, которая появилась только что.

Стоит ли вам сейчас разбираться со счетами-фактурами

Если вы продаёте только физлицам через розницу маркетплейса и на
УСН без НДС — нет, вопрос не про вас: кассовый чек площадки закрывает
всё, что нужно закону.

Если у вас редкие оптовые сделки с юрлицами — скорее да, но
частично: достаточно понимать общий порядок из этой статьи и не пытаться
вести полноценный ЭДО-документооборот ради двух сделок в квартал.

Если у вас постоянный поток B2B-продаж или вы стали плательщиком
НДС на УСН — да, и вести это вручную в Excel на объёме в десятки
сделок в месяц — то самое место, где документ теряется и всплывает уже на
сверке с декларацией. Если НДС появился недавно, короткий чек-лист первого
месяца — в статье
«Переход на НДС для селлера: чек-лист первого месяца».

Пересчёт остатков и юнит-экономики по всему ассортименту при смене ставки
НДС — рутина, которую вручную не свести без ошибки за один вечер. SelSup
делает это автоматически, без пересбора таблиц по каждой площадке отдельно.

SelSup — сервис для продавцов маркетплейсов,
который объединяет учёт по Ozon, Wildberries и Яндекс Маркету в одном месте.

Частые вопросы

Нужен ли счёт-фактура, если я продаю только физлицам на Wildberries?

Нет. При розничной продаже за наличный расчёт или картой обязанность
считается выполненной, если покупателю выдан кассовый чек площадки (п. 7 ст.
168 НК РФ). Отдельный документ для физлица не нужен.

Может ли маркетплейс выставить счёт-фактуру вместо меня?

Да, если площадка работает по агентской или комиссионной модели и продаёт
товар конечному покупателю от своего имени. Тогда документ покупателю
выставляет она, а вы регистрируете продажу по её отчёту. Точный порядок для
Ozon, Wildberries и Яндекс Маркета — в разборе агентского договора и НДС.

Что будет, если я на УСН по ошибке выставил счёт-фактуру с НДС?

Придётся заплатить этот НДС в бюджет и сдать декларацию, даже если по
общему правилу вы от налога освобождены. Обязанность возникает из самого
факта выставления документа с выделенной суммой налога, а не из вашего
режима налогообложения.

Чем счёт-фактура отличается от УПД?

УПД — тот же счёт-фактура, объединённый с накладной или актом в одном
документе. Юридически для вычета НДС оба варианта равнозначны, если статус
УПД указан верно; разница только в том, что по УПД не нужен отдельный
документ на передачу товара.

Можно ли не выставлять счета-фактуры вручную, а делать это автоматически?

Да — если сделок с юрлицами и ИП больше нескольких в месяц, ручной учёт по
таблицам обычно и есть источник просроченных сроков и потерянных документов.
Посмотреть на демонстрации, как SelSup ведёт документы по продажам —
проще, чем сравнивать со своим текущим процессом на словах.

Как долго нужно хранить счета-фактуры?

Не менее пяти лет — это общий срок хранения документов налогового учёта,
и именно он важен при проверке права на вычет НДС, который сам по себе можно
заявить в пределах трёх лет с постановки товара на учёт (ст. 172 НК РФ).

Что почитать дальше

• РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен — если среди ваших товаров есть прослеживаемые.
• Возврат товара поставщику: документы, УКД и проводки — соседний случай, где нужен корректировочный документ.
• Учёт продаж на маркетплейсах в 2026 году: бухгалтерия, проводки и налоги — как счета-фактуры вписываются в общий учёт продавца.
• Счёт на оплату: как выставить и что в нём писать — сосед по названию, но совсем другой документ.