Прослеживаемость в 1С: настройка, РНПТ в документах и сверка с ФНС

Мониторы, холодильники, стиральные машины, детские коляски и автокресла — обычный ассортимент маркетплейсов и прослеживаемые товары. Как только такая позиция появилась в закупке, в каждом документе должен стоять РНПТ, а раз в квартал в инспекцию уходит отчёт. Разбираем, где это включается в «1С» и что программа делает сама.

Сразу разведём две системы. Прослеживаемость ведёт ФНС, считает партии и живёт в документах; маркировку «Честного ЗНАКа» ведёт отдельный оператор, она считает штуки и живёт кодом на упаковке. Перечни разные, настройки в программе тоже — про вторую смотрите разбор кодов маркировки «Честный ЗНАК», общую картину первой — в обзоре прослеживаемости товаров.

В какой «1С» это ведётся

Конфигурацию ещё выбираете — начните с разбора «1С» для маркетплейсов.

Три настройки, без которых ничего не заработает

В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 обязательны все три: пропустите любую — РНПТ в документах не появится.

1. Включить функциональность. «Главное» — «Настройки» — «Функциональность», закладка «Внешняя торговля», опция «Приобретение и реализация прослеживаемых товаров». В ранних версиях, с 3.0.95, флаг назывался «Приобретение и реализация импортных товаров».
2. Пометить номенклатуру. В карточке товара («Справочники» — «Товары и услуги» — «Номенклатура») поле «Маркировка и контроль» переводится в значение «Прослеживаемый товар», рядом — страна происхождения и код ТН ВЭД. Без кода сервис ФНС позицию не сверит.
3. Запретить списание в минус. «Администрирование» — «Настройки программы» — «Проведение документов», снять флаг «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учёта».

Какие позиции помечать — в материале про товары, подлежащие прослеживаемости: перечень идёт по кодам ТН ВЭД, пограничные коды встречаются регулярно.

Откуда «1С» берёт РНПТ

• Из документа поставщика. Номер приходит в электронном счёте-фактуре или УПД и подтягивается в поступление сам.
• Из таможенной декларации. При ввозе из третьих стран номер собирается из номера декларации и порядкового номера товара — подробности в разборе прослеживаемости при импорте.
• По уведомлению о ввозе. У товара из ЕАЭС декларации нет, номер присваивает налоговая: «Отчёты» — «Прослеживаемость» — «Уведомления для получения РНПТ» (в простом интерфейсе — «Бухгалтерия» — «Прослеживаемость»).
• По уведомлению об остатках. Товар лежал на складе, когда попал в перечень. Для этого случая есть «Помощник получения РНПТ», тот же раздел.

Помощник идёт по шагам: «Провести инвентаризацию» формирует «Инвентаризацию товаров», «Создать уведомления» делает отдельное «Уведомление об остатках прослеживаемых товаров» на каждый код ТН ВЭД, «Отправить уведомления» уводит их в ФНС. Номер вернётся не позднее следующего календарного дня (пункты 26 и 29 Положения). Как устроен сам номер — в статье про РНПТ, регистрационный номер партии товара.

РНПТ в поступлении и в отгрузке

В документе «Поступление (акт, накладная, УПД)» прослеживаемые строки помечаются значком с лупой, номера лежат в графе «Таможенная декларация или РНПТ». Дробить строку, как раньше делали с номерами деклараций, не нужно: к одной позиции можно привязать сколько угодно номеров, и вводятся они там же руками, если поставщик прислал бумагу.

В документе «Реализация (акт, накладная, УПД)» вводить не надо ничего. До проведения в графе стоит подсказка «Авто», после проведения программа подбирает номера по методу ФИФО. При включённой сверке приоритет у номеров, прошедших проверку в ФНС; остальные берутся, если количества не хватает. Ручной подбор остаётся.

Какие реквизиты обязаны стоять в документе — в материале про РНПТ в счёте-фактуре и УПД, как партия делится между отгрузками — в разборе партионного учёта прослеживаемых товаров.

Сверка с ФНС: что программа проверяет, а что нет

С версии 3.0.135 «1С:Бухгалтерия 8» сверяет реквизиты прослеживаемости с сервисом ФНС прямо при заполнении документа. Включается флагом «Автоматически проверять РНПТ в документах»: «Администрирование» — «Настройки программы» — «Настройки проверки РНПТ». Нужна подключённая интернет-поддержка.

Индикаторы простые: круглые стрелки — идёт проверка, зелёная галочка — сошлось, восклицательный знак — ошибка. В журналах поступления и продаж появляется счётчик документов с ошибками за период с начала предыдущего квартала, из него открывается отчёт «Анализ РНПТ документов». Документы из ЭДО проверяет фоновое задание — оно запускается каждые полчаса.

Ручная работа набирается ровно здесь: остатки живут в кабинетах площадок, закупка — в «1С», сверяют их глазами. SelSup держит остатки и заказы по всем площадкам в одном месте и отдаёт их в учётную систему одним потоком, поэтому расхождение видно в день продажи, а не на закрытии квартала. Посмотреть на разборе, как это выглядит на вашем ассортименте.

Какую отчётность программа формирует сама

При проведении документа «1С» пишет записи в служебные регистры: «Прослеживаемые товары», «Операции с прослеживаемыми товарами», для оборудования — «Прослеживаемые основные средства». В регистре операций есть графа «Отражение в отчётности», и заполняется она сразу: книга покупок, книга продаж или отчёт об операциях. Это и есть развилка, из-за которой отчёт у двух продавцов с одинаковым товаром выглядит по-разному.

• Продавец на УСН без НДС показывает в отчёте об операциях весь оборот: покупки, продажи, передачу на комиссию, прекращение и возобновление прослеживаемости.
• Плательщик НДС отражает сделки в декларации через книги, а в отчёт кладёт только то, что в декларацию не попало: покупку у неплательщика НДС, недостачу по инвентаризации.

Отчёт лежит в регламентированной отчётности: «Отчёты» — «1С-Отчётность» — «Регламентированные отчёты» — «Отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости»; программа заполняет его по проведённым документам. Срок — не позднее 25-го числа месяца после квартала, и только если операции в квартале были (пункт 32 Положения). Кто и что в нём указывает — в статье про отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами, разница между режимами — в материале про УСН и НДС одновременно.

Уведомления и отчёт уходят в инспекцию только электронно через оператора, да и счёт-фактуру на прослеживаемый товар бумагой не выставить. Если ЭДО в программе не подключён, начинать придётся с него — порядок в инструкции по ЭДО в «1С», а форматы документов разобраны в статье про УПД в ЭДО.

Частые ошибки, которые видно в программе

Что вы получаете и чем за это платите

• Номера подбираются сами по ФИФО — но только при честных остатках: разрешили минус, и выбирать алгоритму не из чего.
• Отчёт заполняется по документам — но развилку «книга или отчёт» программа берёт из настройки налогообложения, и при неверном режиме отчёт выйдет лишним или пустым.
• Сверка с ФНС встроена — но требует подписки и интернет-поддержки, без них о неверном номере вы узнаете от инспекции.
• Уведомления формируются пачкой по кодам ТН ВЭД — но инвентаризацию проводит человек, и качество остатков решает всё остальное.

Кому одной «1С» не хватит. Товар продаётся на двух-трёх площадках, а остатки сводятся в таблице; продажи попадают в базу отчётом за неделю, а не в день отгрузки; карточки заводит один человек, а код ТН ВЭД проставляет другой и не всегда. Программа честно посчитает то, что в неё положили, — а положат расхождение. Помогает не вторая учётная система, а единый источник остатков и продаж.

Сроки, о которых программа не напомнит

«1С» подсвечивает ошибки номеров и подсказывает про уведомление о перемещении, но календарём сроков она не работает. Сроки заданы Положением, и половина из них не квартальные, а суточные.

Обратите внимание на слово «рабочих»: его часто теряют, и пять календарных дней вместо пяти рабочих — обычная ошибка. И на асимметрию: отчёт сдаётся раз в квартал, а корректировка к нему — на следующий рабочий день. Поэтому найденное в середине квартала правится спокойно, а найденное 24-го числа — ночью. Разобрать на встрече, как свести продажи с площадок и закупку в «1С».

Стоит ли вести прослеживаемость в «1С»

Прослеживаемый товар регулярный — да, безоговорочно. Ручная альтернатива это длинные номера, вбитые в таблицу, и уведомления в кабинете ФНС по одному.

Товар разовый — скорее да, но частично. Включить функциональность и пометить номенклатуру стоит всё равно: без этого не выставить корректный документ. Подписку ради автоматической сверки можно не брать, если партий за квартал две-три.

Учёт продаж отстаёт от площадок — сначала чините это. Сверка с ФНС поверх остатков, расходящихся с кабинетом на неделю, аккуратно сверит неверные цифры.

Что почитать дальше

• Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что сдавать — основа системы.
• Таможенная декларация на товары: что в ней и кто подаёт — откуда берётся номер для РНПТ.
• Ozon и 1С: подключение и проверка обмена — почему продажи попадают в базу с опозданием.
• GTIN в 1С: где взять, как заполнить и передать в Национальный каталог — близкая история про коды в карточке.

Частые вопросы

Что будет, если РНПТ в документе неверный?

Отгрузку это не остановит: ошибка останется сигналом. Отдельной статьи об административной ответственности за нарушение прослеживаемости в КоАП нет — её обсуждали как проект, но не ввели. Риск другой: расхождение всплывёт при камеральном контроле, и разбираться придётся с закрытым кварталом.

Нужен ли РНПТ, если товар куплен в России у российского поставщика?

Нужен, если товар из перечня. Прослеживаемость привязана к происхождению партии, а не к вашей закупке: импортный монитор остаётся прослеживаемым и на пятой перепродаже внутри страны. Проверяйте код ТН ВЭД, а не страну поставщика.

Можно ли не делать это руками?

Частично. «1С» снимает подбор номеров, заполнение уведомлений и сборку отчёта. Не снимает она сведение продаж с маркетплейсов и остатков по кабинетам, а расхождения приходят именно оттуда. Эту часть закрывает SelSup: остатки и заказы со всех площадок в одном месте и выгрузка в «1С» без перегона таблиц. Записаться на разбор.

Где посмотреть, какие документы за квартал не прошли проверку?

В отчёте «Анализ РНПТ документов»: раздел «Отчёты» — «Прослеживаемость». Отбирается по входящим и исходящим документам, организации и контрагенту. Счётчик в журналах считает с начала предыдущего квартала, так что закрытый период тоже виден.