Ведение бухгалтерии на маркетплейсах: особенности и варианты

Открыть магазин на маркетплейсе и загрузить товары на витрину это начало пути. Чтобы каждый рубль был на счету, а кредит не превышал дебет, необходимо вести бухгалтерию продаж на маркетплейсах. Можно вести учет самостоятельно, но это требует определенных знаний и времени. Другой вариант — использовать аутсорсинг бухгалтерии для маркетплейсов. И третий вариант — автоматизация процессы от и до. Что лучше и экономичнее, рассказываем в статье.

Зачем вести бухгалтерию на маркетплейсах

Бизнес требует точности и достоверности. Сделать прогноз или принять верное управленческое решение можно только с опорой на факты. Поэтому продавцам на маркетплейсах необходимо вести учет товара на маркетплейсах и отслеживать движение денег.

Аналитика по товарам в SelSup

Выдержка из отчета о прибылях и убытках в SelSup

Продавцы с большим стажем в розничных продажах иногда пренебрегают учетом либо по привычке ведут бухгалтерию в блокноте. Но торговля на маркетплейсах кардинально отличается от продаж офлайн, поэтому стандартный подход не работает.

Особенности бухгалтерии продаж на маркетплейсах:

• Временные разрывы между операциями.

Разберемся на примере. В офлайн магазине обычно так: покупатель заплатил деньги, продавец отдал товар и тут же списал его. Все четко и понятно.

На маркетплейсах иначе: продавец отгрузил товар на склад, но списать его пока нельзя, потому что он не продан. Потом товар заказали — вроде продажа уже близко. Но вскоре товар снова вернулся на склад — не выкупили. Продажа сорвалась, а продавец еще заплатил маркетплейсу за логистику туда и обратно. В итоге после нескольких поездок товар выкупили.

При продажах на маркетплейсах продавцу нужно аккуратно вести учет товаров, чтобы одновременно не допустить заказов на нулевой остаток, перезатаривания склада и удержания товаров.

Подсчет прибыли тоже требует сноровки. Продавцу нужно учесть все свои затраты на перемещения, комиссию маркетплейса как агентское вознаграждение, штрафы, которые он мог получить, себестоимость товара и потом из этого всего вычислить прибыль. Шагов в разы больше, чем в рознице.

• Плавающие комиссии маркетплейсов.

Если в традиционной торговле продавец знает заранее, сколько он заплатит поставщику или арендодателю, то с продажами на маркетплейсах дело обстоит иначе. Маркетплейсы берут комиссии за продажу и логистику, которые:

• регулярно обновляются,
• рассчитываются от цены и габаритов товара, загрузки складов,
• комиссия может измениться даже в моменте, когда вы уже едете на склад.

Все комиссии Вайлдберриз здесь.

Вычислить размер комиссии за конкретный товар, отгрузку или за период вручную крайне сложно. Для этого понадобится собрать все отчеты о реализации товара, акты приема-передачи и дополнительные документы.

• Сложные отчеты маркетплейсов.

Онлайн площадки раз в 2 недели или раз в месяц выгружают в личный кабинет продавца отчеты о реализации товаров. По сути там есть вся необходимая информация, но разобраться с ней может далеко не каждый. Чтобы понять свой заработок за месяц, надо перелопатить множество файлов и сводок.

В статье рассказали, как анализировать отчет Вайлдберриз. Читать.

Это основные моменты, которые отличают ведение бухгалтерии для маркетплейсов от традиционной торговли. Они одинаковы для всех продавцов. Отличия связаны с формой налогообложения.

Налоги на маркетплейсах и учет для ОСНО, УСН и НПД

При продажах на маркетплейсах можно применять те же режимы налогообложения, что и в рознице, кроме патента.

Налоговый кодекс запрещает применять патентную систему налогообложения в онлайн торговле. Как вариант, можно совмещать ее с упрощенной системой. В этом случае учет придется вести отдельно и его станет больше.

Налоговый и бухгалтерский учет при ОСНО

Общая система налогообложения требует выделять НДС и сдавать обязательную отчетность в налоговую. Она сложнее, чем для УСН.

ООО на ОСНО сдают:

• бухгалтерский баланс,
• декларацию по НДС,
• декларацию по налогу на прибыль,
• форму 6-НДФЛ, если есть сотрудники в штате,
• расчет по страховым взносам,
• персонифицированные сведения о физических лицах,
• уведомление об исчисленных суммах налогов.

Перечень отчетов для ИП на ОСНО чуть меньше. В обязательном порядке нужно сдавать 3-НДФЛ и декларацию по НДС. Если есть сотрудники, то приходится еще подавать отчетность по заработной плате и о персонифицированных сведениях. Еще предпринимателям на ОСНО обязательно нужно вести КУДиР — книгу учета доходов и расходов. Книгу не сдают в налоговую, но ее могут запросить для проверки в любой момент.

На ОСНО без помощи бухгалтера не обойтись. Продавцы прибегают к двум вариантам: аутсорсинг бухгалтерии маркетплейсов или установка 1С и наем штатного бухгалтера.

Интеграция маркетплейсов с 1С поможет не раздувать штат, сберечь бюджет и повысить производительность. В личном кабинете SelSup один менеджер может вести все онлайн площадки, а бухгалтер будет заниматься проводками в 1С. Клиенты SelSup поступают именно так.

Все данные для бухгалтера будут прилетать в 1С автоматически. Вы будете точно знать свои продажи расходы и прибыль. Не придется тратить время на ручной труд — внесение каждой продажи в 1С.

Налоговый и бухгалтерский учет при УСН

Упрощенная система налогообложения требует меньше усилий. Продавец может справиться самостоятельно. Выделять НДС не нужно, сдавать кучу отчетов тоже. Если нет сотрудников, то всего-то требуется одна декларация в год. Еще нужно подавать уведомления о списании с ЕНС и вести КУДиР.

Читать про единый налоговый платеж ИП на УСН

При расчете налога по УСН главное не запутаться в суммах. При торговле на маркетплейсах доходом считается стоимость проданного товара, включая комиссию маркетплейса. Доходы и расходы принимаются к учету по факту — по дате отчета о реализации. Это называется кассовый метод начисления.

С УСН любой продавец может справиться самостоятельно. Остается только наладить учет товаров и финансов для управленческого учета — чтобы на складе и в деньгах был порядок. В качестве выхода встречается два варианта — аутсорсинг бухгалтерии и автоматизация маркетплейсов.

Аутсорсинг бухгалтерии для маркетплейсов обходится продавцам в среднем от 4000 до 10 000 рублей. Может быть и больше, когда много товаров, большие обороты или требуется что-то особенное. Такую стоимость на ведение бухгалтерии маркетплейсов под ключ мы нашли на одном из агрегаторов услуг.

Автоматизация маркетплейсов дешевле, учитывая, что продавец получает больше функций за почти те же деньги. Например, SelSup стоит от 7500 рублей в месяц при ежемесячной оплате. За эти деньги селлер получает комплексную автоматизацию торговли с аналитикой и готовыми интеграциями.

Налоговый и бухгалтерский учет при НПД

Почти все маркетплейсы сотрудничают с самозанятыми, которые платят налог на профессиональный доход. Самозанятые продают товары собственного изготовления, раз в месяц получают выплаты от площадок и оформляют чеки в приложении «Мой налог».

Какая форма бизнеса лучше для маркетплейсов

По итогу периода самозанятый на маркетплейсе может объединить все продажи в один чек с детализацией. С суммы продаж он платит 4% за товары, реализованные физическим лицам, и 6% за те, что проданы юрлицам.

Самозанятые продавцы не сдают декларации и отчеты, поэтому вести бухгалтерию на маркетплейсах можно только для себя — чтобы ничего не терялось и каждая копейка была под контролем.

Самозанятым SelSup тоже поможет автоматизировать бизнес на маркетплейсе: быстрее отгружать заказы покупателям и просматривать аналитику продаж. Будете знать, какие из ваших авторских товаров пользуются спросом и приносят доход.

Минусы 1С для бухгалтерского учета на маркетплейсах

1С — привычный и знакомый всем инструмент для ведения бухгалтерии. Программу используют розничные магазины и продавцы маркетплейсов. Но, как мы уже выяснили, офлайн и онлайн торговля сильно отличаются друг от друга. Кроме того, у каждого продавца на маркетплейсе есть свой личный кабинет, где он обязан вести продажи: обрабатывать заказы, обновлять остатки, цены, общаться с покупателями.

Минусы бухучета маркетплейсов с помощью 1С связаны с наличием двух параллельных систем учета. Вот какие сложности бывают:

• Дублирование информации.

Селлерам приходится каждый шаг отражать в личном кабинете на маркетплейсе и в 1С. Например, взяли заказ в обработку — сменили статус на маркетплейсе и в 1С. Отгрузили товар на склад — снова сменили статусы. Пришел отчет от маркетплейса — нужно перепечатать его в 1С.

Если с 1С работает бухгалтер, а с личным кабинетом — менеджер, то постоянно нужно передавать информацию. Из-за жонглирования данными что-то может потеряться или исказиться. Ошибки грозят штрафами и снижением рейтинга магазина.

Читать про штрафы Вайлдберриз

• Отсутствие аналитики.

1С помогает селлерам в ведении бухгалтерии маркетплейсов: учете, проводках, отчетности. Однако, отчетность это не аналитика. В 1С нет графиков, диаграмм или данных по маржинальности товаров. Отчасти аналитика есть в личном кабинете маркетплейса, но там ее тоже недостаточно, например, юнит-экономики или аналитики по расходам там нет.

Посмотреть таблицы юнит-экономики для Вайлдберриз и Озон и примеры расчетов

• Один маркетплейс — один личный кабинет.

Порядка 20% селлеров торгуют сразу на двух и более площадках. От этого им приходится еще сложнее в плане учета. Нужно дублировать операции в 1С, обновлять информацию на Вайлдберриз, на Озон и как-то не запутаться во всем этом. Некоторые нанимают менеджеров для каждой площадки и бухгалтера для 1С, но тогда часть прибыли уходит на ФОТ.

Читать кейс, как клиент SelSup сократил штат благодаря автоматизации.

• Потребность в обслуживании.

1С это не облачный сервис. Программу нужно обслуживать, обновлять, иногда чинить. Интеграция 1С с маркетплейсами работает корректно, только если регулярно обновлять софт. Все это требует финансовых затрат.

Избавиться от трудностей с ведением бухгалтерии для маркетплейсов помогает автоматизация, в частности — программа для интеграции с маркетплейсами SelSup.

SelSup — программа для учета на маркетплейсах и не только

Как мы выяснили, вести бухгалтерию на маркетплейсах можно вручную. В этом случае придется жертвовать либо временем либо деньгами. Экономичнее и легче доверить продажи программе.

SelSup интегрируется со всеми маркетплейсами и 1С. Сервис автоматически получает данные с онлайн площадок о заказах, результатах поставки, продажах. Все данные собираются в единый личный кабинет. Отчеты о реализации загружаются в SelSup, а потом передаются в 1С. Не нужно ничего копировать вручную.

Кроме бухгалтерии, SelSup автоматизирует торговлю на маркетплейсах и по другим направлениям. В распоряжении селлеров быстрая сборка заказов, печать этикеток, интеграция с Честным знаком, загрузка выписок из банка, прямые договоры со службами доставки. Изучить возможности программы можно бесплатно в течение 7 дней.

Подписывайтесь на нас на других ресурсах:

👉 в YouTube

👉 в Телеграмм

👉 на VC