Партионный учёт прослеживаемых товаров: как делить партии и что делать с комплектами

Вы привезли сорок мониторов одной поставкой. Двадцать уехали на склад площадки, десять забрал оптовик, ещё десять разошлись поштучно физлицам. Регистрационный номер партии у всех сорока один и тот же: он не делится вместе с товаром и не превращается в сорок номеров. Меняется только количество в документе — и держать его приходится вам.

Разбираем, что считается партией, что происходит с номером при дроблении и объединении, как считать количество, что делать с комплектами и товаром в составе работ и какие расхождения налоговая видит первыми.

И сразу разведём две системы, которые путают чаще всего. Прослеживаемость ведёт ФНС, единица учёта в ней — партия по документам. «Честный знак» устроен наоборот: там считают каждую единицу товара по коду на упаковке — про него читайте «КИЗ на Wildberries: маркировка „Честный ЗНАК“ для FBW и FBS в 2026 году».

Что считается партией и почему номер один на всю партию

Положение о национальной системе прослеживаемости, утверждённое постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1108, определения партии не даёт. Оно определяет номер партии, и по пункту 2 этот номер собирается одним из трёх способов:

• из декларации на товары — её номер плюс порядковый номер товара в ней;
• из заявления о выпуске до подачи декларации — по той же схеме;
• от самой ФНС — по уведомлению о ввозе из ЕАЭС или об остатках.

Реквизитов прослеживаемости в документе три: номер, количественная единица измерения и количество товара в этой единице. Первый принадлежит партии, два других — отгрузке. Структура номера — в статье «РНПТ: регистрационный номер партии товара, где взять и как выглядит», круг обязанностей продавца — в обзоре «Прослеживаемость товаров: что это, кого касается и что сдавать».

Дробление партии: номер остаётся, количество меняется

Процедуры «разделить партию» в Положении нет, и это не пробел. Делить нечего: номер один, а количество в каждом документе своё. Партия дробится не в реестре ФНС, а в вашем учёте.

Отсюда правило: остаток надо вести не по артикулу, а по номеру партии. Как только у того же монитора появились две поставки с разными номерами, «остаток 18 штук» перестаёт отвечать на вопрос, какой номер писать в документ.

Объединять партии нельзя

Обратной операции тоже нет. Две поставки одного монитора — два номера, два остатка и две строки в документах, даже если товар лежит на одной полке.

Количество: только штуки и только из перечня

Единицу измерения выбирает не продавец. Положение говорит, что она берётся «в соответствии с перечнем», а перечень утверждён постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110. У всех групп в нём — от холодильников и мониторов до колясок и автокресел — стоит одно и то же: «штук», код 796.

Возить мониторы можно коробами по шесть, но в счёте-фактуре, УПД и отчёте будут штуки. Пересчёт лежит на вас, и ошибка в нём разъедется с количеством у покупателя.

Какие коды попали в перечень и что делать с пограничным — в статье «Товары, подлежащие прослеживаемости: перечень и коды ТН ВЭД».

Комплекты, наборы и товар в составе работ

Собрали набор «монитор, кронштейн, кабель» и продали одной строкой — прослеживаемость никуда не делась. Монитор внутри набора остаётся прослеживаемым, кронштейн и кабель — нет.

До лета 2023 года закон об этом молчал. Правило появилось с законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ: он переписал абзац в пункте 5 статьи 169 НК так, что сведения о прослеживаемости указываются при продаже товаров «в том числе в составе комплектов (наборов)» и при передаче товара в составе выполненных работ. Для НДС поправка работает с 1 октября 2023 года.

• Набор идёт одной строкой — с общим наименованием и общей ценой.
• Реквизиты уходят в подстроки — своя на каждый прослеживаемый товар набора.
• Кабель и кронштейн подстрок не получают.
• Передача в составе работ оформляется так же — монитор, установленный подрядчиком у заказчика, из системы не выпадает.

Тот же закон добавил в пункт 5 статьи 169 НК четвёртый реквизит — стоимость прослеживаемого товара. И здесь есть неприятная деталь.

Что писать в каждой графе — в статье «РНПТ в счёте-фактуре и УПД: где указывать и что будет, если реквизит не заполнен», про сам документ — «УПД в ЭДО: формат ФНС, функции СЧФ, ДОП и СЧФДОП».

Как партия заканчивается: прекращение и возобновление

Для продавца маркетплейса это место важнее прочих: партия заканчивается не нулём остатка, а операциями, которые надо показать. Пункт 4 Положения перечисляет случаи, когда прослеживаемость прекращается:

• продажа физлицу для личных нужд или самозанятому — обычная розница с площадки;
• передача в производство или переработку, в том числе как комплектующих;
• вывоз за пределы России — экспорт, реэкспорт, отгрузка в страну ЕАЭС;
• утилизация, уничтожение, утрата, конфискация;
• недостача, выявленная при инвентаризации;
• исключение товара из перечня — единственный случай, где решаете не вы.

Пункт 5 описывает обратный ход: возврат от физлица или самозанятого, возврат остатков из производства, товар, найденный при инвентаризации после недостачи.

Отсюда то, что в таблице теряется: возврат с площадки — не «минус продажа», а отдельная операция возобновления. Номер у вернувшегося монитора тот же, что был при приёмке, и найти его надо среди своих поставок.

Что из этого попадает в отчёт об операциях

Отчёт сдают неплательщики НДС: продавцы на упрощёнке, патенте и освобождённые от НДС. Срок по пункту 32 Положения — не позднее 25-го числа месяца после квартала, и только если операции были. По пункту 33 в отчёт идут покупка и продажа, в том числе через агента или комиссионера, передача товара без перехода права собственности, прекращение и возобновление прослеживаемости — то есть все девять случаев выше.

Как собрать отчёт — в статье «Отчёт об операциях с прослеживаемыми товарами: кто сдаёт и когда», как это настраивается в программе — «Прослеживаемость в 1С: настройка, РНПТ в документах и сверка с ФНС».

Какие расхождения ФНС ловит первыми

Сверка описана не в методичке, а в НК: пункт 8.9 статьи 88 добавлен туда законом от 09.11.2020 № 371-ФЗ. Он называет три вида несоответствий, при которых налоговая на камеральной проверке вправе истребовать счета-фактуры и первичку.

1. Ваша декларация против вашего же отчёта — количество по номеру не совпало.
2. Ваша декларация по НДС против отчёта контрагента — вы отгрузили 10 штук, покупатель показал 12.
3. Ваш отчёт против отчёта другого участника оборота — то же между двумя неплательщиками НДС.

Все три расхождения арифметические и рождаются в количестве по конкретному номеру. Требование приходит через квартал, когда вспомнить детали отгрузки уже некому. Проверять чужой номер лучше до приёмки: как это делается — в статье «Проверка РНПТ: как убедиться, что номер настоящий».

Что вы получаете и чем за это платите

• Один номер на всю поставку — но остаток по нему считаете вы, ФНС не ведёт.
• Свобода дробить партию — но ошибка в количестве вылезает у контрагента.
• Простое правило по единицам — но пересчёт коробов в штуки ваш.
• Возможность собирать наборы — но с подстроками и незащищённым реквизитом стоимости.
• Прекращение прослеживаемости на рознице — но возврат возвращает партию в отчёт.

Кому хватит таблицы, а кому нет

Признаки операционные, а не про размер бизнеса. Таблицы хватит, если прослеживаемых позиций две-три, поставщик один, поставка уходит одним-двумя документами, наборов вы не собираете, а розничных возвратов почти нет.

Ручной учёт сломается, если:

• у одного артикула больше одной поставки — номера разные, полка одна, кладовщик берёт что ближе;
• партия разъезжается десятками заказов — остаток по номеру приходится держать в голове;
• вы собираете наборы — состав меняется, а подстроки должны меняться вместе с ним;
• возвраты идут потоком — каждый вернувшийся монитор надо привязать к своей поставке;
• отчёт собирается в Excel — выгрузки из кабинетов площадок сводятся вручную, а складом занят один человек: он же принимает, он же ищет номер, он же уходит в отпуск.

Последний пункт на встречах звучит чаще прочих, и снимается он не прослеживаемостью, а учётом: остаток по каждому номеру считается сам, приёмка открыта кладовщику без доступа к финансам, продажи со всех площадок сводятся в одно место. Куда это встраивается — в статье «Как вести учёт продаж на маркетплейсах: заказы, остатки, прибыль».

Частые ошибки

Стоит ли разделять учёт по партиям

Да, безусловно — если вы возите мониторы, холодильники, коляски или автокресла сами и продаёте их с маркетплейса поштучно. На входе одна партия, на выходе десятки операций, и без остатка по номеру арифметика не сходится уже во втором квартале.

Скорее да, но частично — если вы перепродаёте такой товар у российского поставщика. Уведомления подавать не нужно, номер приходит готовым в документе, но дальше он ваш: остаток, количество в отгрузках, строки в отчёте.

Нет, отдельный партионный учёт не нужен — если ни одна позиция не попадает в перечень. Проверить стоит один раз: перечень меняется постановлениями, и при добавлении новой группы появляется обязанность подать уведомление об остатках.

Что почитать дальше

• «Прослеживаемость при импорте: декларация, РНПТ и ввоз из ЕАЭС» — откуда берётся номер, который потом дробится.
• «Таможенная декларация на товары: что в ней и кто подаёт» — документ, из которого собирается номер.
• «НДС при импорте: как заплатить на таможне и принять к вычету» — из-за НДС и появляется отдельный отчёт.

Частые вопросы

Нужен ли новый номер, когда продаёшь часть партии?

Нет. Номер присваивается партии один раз. При продаже части в документе стоит тот же номер, меняется только количество: процедуры разделения или объединения партий Положение не предусматривает.

Что писать, если прослеживаемый товар продаётся в наборе с обычным?

Набор идёт одной строкой, а реквизиты прослеживаемости указываются в подстроках — по одной на каждый прослеживаемый товар набора. Правило появилось с законом от 31.07.2023 № 389-ФЗ и для НДС работает с 1 октября 2023 года.

Можно ли не делать это руками?

Может ли кладовщик работать с партиями, не видя закупочных цен?

Да, если у системы учёта есть роли. Для приёмки и отгрузки нужны номер партии, остаток и место хранения, а себестоимость кладовщику не нужна. Право подписывать документы в ФНС — отдельная история: подписывает директор или сотрудник с машиночитаемой доверенностью.