Как собирать заказы со своего склада по FBS

В этой статье расскажем, как собирать заказы FBS из SelSup.
Смотрите полезное видео или читайте статью.

SelSup работает с маркетплейсами Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет, МегаМаркет, AliExpress. Порядок работы со всеми маркетплейсами примерно одинаковый, но есть некоторые нюансы.

Перед импортом и сборкой заказов нужно настроить работу по FBS и перенести остатки товаров в Selsup. Подробнее - читайте здесь.

Виды импорта заказов с маркетплейсов в SelSup

Зайдите в SelSup — Заказы на отгрузку — Со своего склада. Откроется страница с заказами по FBS.

В Selsup существует несколько видов импорта заказов:

1. Автоматический импорт заказов (когда у вас включена галочка на странице Мои организации - "Автоматический импорт заказов". Подробнее - здесь).
2. Импорт заказов по кнопке.
3. Импорт заказов с обновлением остатков по кнопке .

Если вы только что включили интеграцию и еще не переносили остатки, импортируйте заказы в SelSup только по кнопке "Импорт заказов", чтобы не обнулить остатки на марктеплейсе.

Первый импорт заказов после подключения к SelSup

Если вы только подключились к SelSup и собираетесь импортировать заказы впервые, SelSup покажет предупреждение, что есть организации, для которых импорт ещё ни разу не запускался. В первый раз заказы импортируются за 3 месяца, и это может занять много времени. Если в этом нет необходимости, нажмите кнопку «Перезагрузить заказы за неделю» во вкладке Заказы на отгрузку - Со своего склада (FBS). Это позволит импортировать только актуальные заказы, ускоряя процесс.

Текущий импорт заказов

На странице Заказы на отгрузку - Со своего склада (FBS) есть 2 кнопки: "Импорт заказов" и "Импорт с обновлением остатков".

Импорт заказов — кнопка для переноса заказов с маркетплейса в SelSup. Нажмите её, если вы только подключились к SelSup, уже импортировали заказы за неделю, но пока не передали остатки.

Импорт с обновлением остатков — кнопка используется, когда вы уже ввели остатки в SelSup и хотите передать их на маркетплейсы.

Импортированные заказы отображаются в разделе Заказы на отгрузку — Со своего склада (FBS) в статусе «Новый».

Автоматический импорт заказов

Автоматический импорт заказов —  это автоматический перенос заказов с маркетплейсов в SelSup каждую минуту. Импортированные заказы автоматически появляются в разделе Заказы на отгрузку — Со своего склада (FBS) со статусом «Новый».

Если дополнительно поставить галочку в столбце "Синхронихировать остатки" то товары будут резервироваться под заказы и на маркетплейс будут отправляться обновленные данные по остаткам. Подробнее тут. Если синхронизация остатков не включена, импорт заказов произойдёт без обновления остатков.

По умолчанию SelSup не загружает этикетки и не меняет статус заказов на маркетплейсе.

Чтобы включить автоматический импорт заказов, перейдите в раздел Настройки - Мои Организации и напротив нужной организации активируйте галочку «Автоматический импорт заказов».

Как ввести остатки, описано подробно в статье

Ошибки при импорте заказов и их устранение

Когда импорт завершится, на экране появится сообщение с результатами.

Зеленый цвет означает, что импорт прошёл успешно.

Красный цвет — что есть ошибки. SelSup покажет, какие товары не удалось импортировать. Для Ozon указывается артикул, для WB — штрихкод товара.

Чтобы устранить ошибку, зайдите в Товары — Импорт товаров. Выберите тот маркетплейс, товары с которого не найдены, и нажмите кнопку «Импортировать товары».

Также можно включить "Автоматический импорт товаров ночью", чтобы все товары, которые вы добавляете на маркетплейсы, ежедневно импортировались в SelSup.

Сборка заказов

Чтобы собрать заказы, отправьте их на сборку кнопкой «На сборку». Так вы будете видеть, сколько заказов ожидают сборки, и сможете отделить их от новых заказов, которые поступают по онлайн-импорту.

Если сразу нажать «На сборку» без выбора заказов, в статус «На сборке» перейдут заказы, у которых дата отгрузки стоит на сегодня или не указана. Заказы, у которых дата отгрузки указана не на сегодня, останутся в статусе «Новый».

Также можно выделить нужные заказы вручную и нажать «На сборку». В этом случае выбранные заказы перейдут в статус «На сборке» независимо от даты отгрузки.

При отправке заказов на сборку и получении этикеток от маркетплейса, SelSup либо создаёт новую поставку и привязывает заказы к ним, либо добавляет заказы в уже открытую активную поставку, если такая есть. Это зависит от настроек работы с поставками в разделе «Настройки → Заказы».

Настройки на странице заказов FBS

Подробно о настройках рассказано в этой статье.

Фильтры на странице заказов  FBS

Как получить этикетки для заказов

После импорта заказов, нужно получить этикетки для них. SelSup показывает предупреждение о том, что этикетка не загружена.

Чтобы загрузить этикетки, выполните следующие действия:

• Включите фильтр «Без этикетки».
• Нажмите кнопку «Загрузить этикетки у заказов, где их нет».
  SelSup загрузит этикетку, обновит статус заказа в программе и изменит статус заказа на маркетплейсе.

Маркетплейсы не позволяют получать этикетки, пока заказ не перейдёт в определенный статус.

Например, на Wildberries заказ должен быть прикреплен к поставке. При нажатии кнопки «Загрузить этикетки у заказов, где их нет» заказы автоматически добавляются в поставку. Номер поставки со ссылкой появится в строке заказа.

В случае с Ozon, Яндекс Маркет, МегаМаркет и AliExpress статус изменится на «Ожидает доставки» - только в этом статусе маркетплейсы позволяют получить этикетку.

После загрузки этикеток сообщение о необходимости их загрузки исчезнет. В списке заказов с фильтром «Без этикетки» не останется ни одного заказа. Теперь можно скачать ленту заказов или лист сборки.

Вы можете скачать ленту заказов и этикеток в формате PDF и печатать удобным для вас способом или настроить печать этикеток напрямую из SelSup. Программа будет автоматически отправлять этикетки на нужный принтер в необходимом количестве, без вызова диалогового окна. Для этого установите специальную программу — QZ Tray. Подробности — в отдельной инструкции.

5 видов сборки заказов по FBS

Переведите нужные заказы в статус "На сборке", после этого можно будет напечатать Лист сборки и Ленту заказов.

Есть несколько вариантов, как собирать заказы в SelSup.

1. Лист сборки и лента заказов:

В этом случае у вас будет отдельно лента заказов и отдельно — лист сборки, где товары идут в одном порядке.

Как настроить лист сборки

Лист сборки скачивается в PDF.

Вы можете настроить Лист сборки в SelSup по своим предпочтениям во вкладке Настройки - PDF-документы. Это позволит сделать процесс сборки заказов более удобным и соответствующим вашим требованиям.

Подробнее о том, как настроить Лист сборки, мы рассказываем в этой статье.

По умолчанию в Листе сборки выгружаются товары со всех маркетплейсов, если вы не выбрали конкретный. Чтобы выбрать маркетплейс, воспользуйтесь соответствующим фильтром. Тогда в Листе сборки и Ленте заказов будут этикетки только выбранного маркетплейса.Если у вас несколько складов и организаций, можно фильтровать заказы по ним.

Для маркетплейсов, где дата отгрузки заказа фиксированная, можно использовать фильтр Дата отгрузки.
Как объединять товары в листе сборки

Чтобы одинаковые товары с одним штрих-кодом из разных заказов отображались в листе сборки одной строкой:

• Перейдите в Настройки → Заказы.
• Включите опцию Объединять товары в листе сборки и сохраните изминения.

Теперь при формировании листа сборки система автоматически соберет дублирующиеся позиции, указав их общее количество. Подробнее в видео по ссылке.

Если вы хотите, чтобы в листе сборки номер заказа отображался одной общей ячейкой для всех товаров из одного заказа, включите настройку «Объединять номер заказа в листе сборки» в разделе Настройки → Заказы. Подробней в видео по ссылке. 

Скачайте и распечатайте Лист сборки. Также нужно распечатать Ленту заказов.

По умолчанию в Ленте заказов печатаются этикетки только самих заказов. Такой способ сокращает расход бумаги для этикеток заказов.

Порядок расположения заказов в обоих документах полностью совпадает. Вы можете брать товары, приклеивать этикетки заказов на товары и сразу отмечать собранные заказы в Листе сборки.

Когда все заказы будут готовы, зайдите в SelSup, раздел  Заказы на отгрузку — Со своего склада (FBS), установите фильтр «На сборке». Далее отметьте галочками все товары на странице и нажмите кнопку «Отметить собранными все заказы».

Если страниц с заказами несколько, обновляйте их статусы последовательно: сначала одну страницу, потом другую.

Если у вас остались несобранные заказы и вы ЗНАЕТЕ какие именно, отметьте их галочкой и нажмите кнопку «Вернуть заказ в новые». Заказ изменит статус с «На сборке» на «Новые».

На сборочной этикетке указывается:

• товар,
• количество заказов,
• количество штук в каждом заказе,
• артикул для Wildberries.

Вот как выглядит «Умная лента»:

Чтобы настроить вид Ленты заказов, зайдите в Настройки (нажмите на значок шестерёнки в правом верхнем углу)? выберите вкладку Заказы FBS и включите переключатель «Печатать этикетку для сборки в Ленте заказов (умная лента)». После этого не забудьте сохранить изменения.

Преимущества этого вида сборки в том, что не нужен Лист сборки и удобнее собирать заказы.

Также можно печатать дополнительную информационную этикетку, которая находится в конце Ленты и помогает ещё раз пересчитать стикеры, чтобы убедиться в правильной сборке заказов.

Информационная этикетка включает в себя:

• Заказы — количество заказов для сборки.
• Сборочные этикетки — количество сборочных этикеток, добавленных в Ленту заказов SelSup.

Сложив оба числа, вы получите общее количество этикеток в Ленте, которое можно сверить с фактическим числом стикеров.

3. «Умная лента» и товарная этикетка
Если на товарах нет этикеток с информацией о товаре и штрих-кодом, в Настройках на странице с Заказами включите переключатель "Печатать этикетку товара в Ленте заказов".

Этикетка товара выглядит так:

Настроить вид товарной этикетки можно в разделе Настройки— Этикетки, подробнее тут.На этикетке обычно указывается название товара, модель, размер, бренд, продавец, производитель, адрес производства и штрихкод. Дополнительно можно добавить значки и другую информацию.Этикетка товара будет печататься в Ленте заказов рядом с этикеткой заказа, если включена соответствующая настройка.Этикетки можно скачать в PDF или сразу распечатать. Чтобы избежать скачивания в PDF, настройте принтер для быстрой печати.

4. Лента заказов и товарная этикетка

Как закрывать поставки

Когда вы собираете заказы, обновляете статус и этикетки заказов, в SelSup автоматически создаются поставки, которые необходимо закрыть.
Поставки отображаются в разделе Заказы на отгрузку — Поставки.  Подробнее про интерфейс раздела рассказали здесь.

А также в разделе Заказы на отгрузку - Со своего склада (FBS) во вкладке "Поставки".
Когда все заказы собраны, напротив нужной поставки нажмите "Закрыть".

SelSup сверит поставку в программе с поставкой на маркетплейсе, сопоставив списки заказов. По итогам проверки, если SelSup обнаружит, что каких-то заказов не хватает или они не собраны, появится оповещение. Если же все в порядке, SelSup закроет поставку.

После закрытия поставки:
- Заказы из этой поставки из статуса "Собран" перейдут в статус "Отправлен";
- Для Ozon можно загрузить способы доставки, а акт приемки будет доступен в личном кабинете Ozon после отгрузки;
- Для Wildberries автоматически распечатается или загрузится QR-код поставки в зависимости от настроек принтера;
- Для Яндекс.Маркета можно будет распечатать акт;
- В API МегаМаркет пока нет функционала для работы с поставками и печати документов. Как только такой функционал появится, мы обязательно добавим его поддержку в SelSup.

Как отмечать заказы собранными

1. Через раздел Заказы на отгрузку - Со своего склада (FBS)

Отмечать заказы собранными можно в разделе Заказы на отгрузку  — Со своего склада (FBS). Чтобы изменить статус всех заказов массово, отметьте их все галочкой и нажмите кнопку «Отметить собранными все заказы».

Чтобы изменить статус одного заказа, нажмите значок машинки в столбце "Действия" в строке этого заказа.

После того как вы соберёте все заказы и закроете поставки, заказы перейдут в статус «Отправлен». Они будут отображаться в списке до тех пор, пока не будут приняты на Wildberries или Ozon.

Когда заказы примут на маркетплейсе, они перейдут в статус «В пути».

SelSup автоматически обновляет статусы заказов.  Скорость обновления зависит от статуса заказа, например: если заказ был отменён, статус в SelSup обновится сразу; если заказ передан в доставку, статус обновится в течение суток. Можно также обновить статусы вручную, нажав «Обновить статусы и этикетки заказов».

2. Через ЗаданияЗадания — это упрощённые интерфейсы в SelSup для выполнения определённых задач. При установке разграничений прав доступа оператор видит только свои задания и не имеет доступа к остальным разделам.2.1. Комплектация заказовЭто задание помогает:

1. Быстро собирать заказы, если они уже готовы и находятся в одном месте. Так вы быстро наклеите стикеры и подготовите поставку.
2. Комплектовать заказы Ozon, если в заказе несколько товаров. В этом случае после сканирования штрихкода на странице может отобразиться несколько товаров из одного заказа или несколько штук одного и того же товара. Нужно сканировать штрихкод каждого из них, после чего SelSup отметит отсканированные товары галочками.

Когда все товары для Ozon будут отсканированы, SelSup распечатает стикер для заказа и отметит его как «Собран». Останется упаковать товары в одну упаковку и наклеить стикер.

После печати этикетки статус заказа автоматически изменится на «Собран».

Подробнее о работе с комплектацией заказов рассказано здесь.

2.2. Сборка заказов

Для сборки заказов отсканируйте штрихкод заказа Ozon или Wildberries. Появится информация о заказе.

Если включён переключатель «Проверять маркировку Честного знака», SelSup предложит отсканировать код Честного знака, если товар подлежит маркировке. Отсканированный код маркировки автоматически привяжется к заказу.

Если проверка маркировки отключена, SelSup не будет запрашивать сканирование, и товары сразу будут отмечаться как собранные.

Подробнее о сборке заказов - тут.

2.3 Как собирать заказы с помощью камеры телефона

Эти задачи — Комплектация заказов и Сборка заказов — можно выполнять не только с помощью ТСД, но и с помощью телефона. Чтобы активировать эту функцию, зайдите в настройки SelSup, выберите вкладку «Общие» и включите переключатель «Использовать камеру для сканирования штрих-кодов». Сохраните изменения.

Теперь в Заданиях будет отображаться изображение с камеры телефона, и он начнёт работать как сканер. Подробности — в видео.

Как отгружать заказы по схеме DBS

Как отгружать заказы по схеме DBS из SelSup, рассказано в этой статье.

Что делать если не загружаются этикетки заказов

1. Если этикетки не загружаются для заказов Wildberries, проверьте наличие поставки у заказа в колонке Поставка. Если поставки нет, проверьте наличие неактуальных поставок в блоке Поставки на странице заказов со своего склада.
2. Если поставка есть, скорее всего она уже закрыта на Wildberries и SelSup не может привязать заказ к поставке.
   
   Нажмите на ссылку поставки и на странице нажмите кнопку "Проверить".
   
   SelSup уберет поставку для всех заказов, которые не добавлены в поставку на Wildberries, если она уже закрыта и вы сможете нажать кнопку "Загрузить этикетки заказов, где их нет". 
3. Удалите поставку SelSup у заказа Wildberries, нажав на красный крестик в колонке Поставка для того, чтобы отвязать заказ от поставки и выберите или создайте новую поставку в поле Поставка.
   
4. Этикетки могут не загружаться из-за ошибки при изменении статуса заказа на маркетплейсе, например если вы не передали маркировку, ГТД, РНПТ, а они обязательны для товара из заказа. Проверьте наличие ошибки у заказа в колонке Ошибка и исправьте ее, указав нужные данные в задании или в остатке:
   

Как собирать заказы со своего склада с маркировкой Честного знака

Есть несколько возможных вариантов сборки заказов со своего склада с передачей маркировки Честного знака на маркетплейсы в автоматическом режиме.

1. Использование задания по комплектации. При этом на товаре должен быть нанесен штрих-код товара, либо вы клеите его при сборке заказа
2. Использование адресного хранения в SelSup: можно сканировать маркировку Честного знака в задании по Сборке заказов, предварительно включив использование этого задания "Использовать задание для сборки заказов FBS" в настройках. В этом случае SelSup будет вести вас по складу адресного хранения с учетом маршрутизации по складу и проверять товары, предлагая отсканировать Честный знак для привязки к заказу.
3. Использование задания по сборке заказов: данное задание подходит для заказов Wildberries и Ozon, а также для замены кода маркировки, если он был изначально отсканирован неверно.
   • Для Яндекс.Маркета действует ограничение со стороны самого маркетплейса: этикетки нельзя загружать до передачи кодов маркировки, поэтому для таких заказов рекомендуется сначала собрать заказы, затем перейти в комплектацию и передать код маркировки.

После сборки и отгрузки заказов вам необходимо вывести коды маркировки из оборота. Сделать это можно через кабинет Маркировка -> Коды маркировки

Как разделять заказы на несколько отправлений в SelSup

Причины расхождения количества заказов в SelSup и на маркетплейсе

Как обнулить остатки FBS на праздники или выходные - читайте отдельную статью. В Selsup вы можете быстро обнулить остатки как на всех маркетплейсах, так и на одном (часто требуется для Wildberries).

Следите за обновлениями программы в нашем Телеграмм канале и на сайте в разделе «Новости SelSup». Читайте блог — там много полезных статей.